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Una caja registrada, un software de caja certificado, un módulo de seguridad fiscal: son cinco nombres distintos para exactamente la misma idea, impuesta por cinco países diferentes de la UE, con cinco multas distintas si te equivocas.
«Sistema TPV restaurante: 7 criterios para elegir bien», en otra parte de esta web, te ayuda a elegir un sistema de caja: qué funciones, qué precio, qué hardware. Esa es la mitad de la pregunta. La otra mitad es menos visible y mucho más cara de pasar por alto: ¿ese sistema de caja también está en regla fiscalmente según la ley del país donde lo usas? Un sistema puede tener todas las funciones que necesitas y aun así no cumplir lo que exige Hacienda — y esa diferencia solo se hace visible en una inspección, nunca en el momento de comprar.
Cinco países de la UE han introducido en la última década su propia versión de la misma ley: una caja que registra cada transacción de forma inalterable y, en la mayoría de los casos, la transmite a Hacienda. Bélgica lo llama sistema de caja registrada (GKS), Francia software de caja certificado (NF525), Alemania dispositivo técnico de seguridad (TSE), Austria la RKSV, Italia un registratore telematico. Cinco nombres, una misma razón: un pago en efectivo o con tarjeta que nunca generó un ticket es invisible para Hacienda — y la hostelería es precisamente el sector donde eso ocurre con más facilidad.
Esto no es un texto legal. Son las siete cifras que determinan si tu negocio está afectado, cuál es el plazo, y qué te cuesta pasarlo por alto: el umbral de facturación que aplica Bélgica, la multa por caja no certificada en Francia, el techo de la multa en Alemania, el doble umbral austriaco, y el porcentaje que Italia cobra sobre el IVA nunca transmitido.
Más abajo, elige tu país e introduce tu facturación anual — el comprobador te dice si un sistema fiscal es obligatorio, desde cuándo, y cuál es el riesgo de multa. Todo se calcula en tu navegador; no se envía ni se guarda nada. Para la respuesta definitiva, tu propio asesor fiscal o la Agencia Tributaria de tu país sigue siendo la fuente — esto es el mapa, no la última palabra.
Por qué «una buena caja» no es lo mismo que «una caja fiscalmente conforme»
Cuando eliges un sistema de caja, te fijas en las funciones: si gestiona mesas, si funciona con tu impresora de cocina, si es intuitivo para personal nuevo. Es una decisión real, que lleva tiempo. Pero ninguna de esas funciones dice nada sobre si el sistema cumple la legislación fiscal de tu país.
El cumplimiento fiscal es un certificado aparte, un módulo aparte, o un registro aparte — independiente de lo bien que funcione el sistema. Un restaurante francés puede usar la mejor caja del mercado y aun así arriesgarse a una multa porque el proveedor no puede presentar un certificado NF525 válido. Un negocio belga puede tener un sistema que funciona perfectamente pero que no está registrado como GKS ante Hacienda.
El resultado es que «tengo una caja» y «estoy en regla fiscalmente» son dos casillas distintas, no una sola. La mayoría de los proveedores de sistemas de caja conocidos ofrecen ya la certificación adecuada — pero la obligación de pedirla y de poder demostrarla recae en ti, el propietario, no en el proveedor.
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Van en el orden en que afectan a más negocios: primero por qué existen estas leyes, luego país por país — Bélgica, Francia, Alemania, Austria, Italia — y por último cuánto tiempo debe sobrevivir la prueba después de imprimirla.
1. 128.000 millones de € — el agujero de IVA que estas leyes intentan cerrar
En 2023, la brecha de cumplimiento del IVA en la Unión Europea alcanzó los 128.000 millones de €: la diferencia entre lo que los Estados miembros deberían haber recaudado en IVA y lo que realmente entró. Es un aumento de 27.000 millones de € respecto a 2022, cuando la brecha fue de 101.000 millones de €.
La hostelería no es en ningún país la única causa de esa brecha, pero es un sector donde ocurre con facilidad: un pago en efectivo que nunca generó un ticket no deja rastro, a menos que el propio sistema lo registre de forma inalterable. Eso es exactamente lo que hace una caja fiscal — convierte «simplemente no cobrarlo» en algo técnicamente imposible, en lugar de solo moralmente reprobable.
Cada ley de las siguientes es la respuesta de un país distinto al mismo problema. Las cifras cambian — umbral, multa, plazo — pero el motivo es idéntico en todas partes: un ticket que ya no puede desaparecer.
2. 25.000 € — el umbral de facturación belga que hace fiscal tu caja
En Bélgica, un sistema de caja registrada (GKS) es obligatorio para cualquier negocio de hostelería que sirva comidas en el local con una facturación anual por esas comidas superior a 25.000 €, sin IVA. Por debajo, sigue permitida una caja convencional — por encima, cada cobro debe pasar por un sistema registrado, con un ticket para cada cliente.
2026 es precisamente el año en que cambia el propio sistema: GKS 2.0 se vuelve obligatorio para los nuevos negocios de hostelería desde el 1 de enero de 2026, con una tolerancia de transición hasta el 31 de marzo de 2026 por escasez de dispositivos certificados. Los negocios existentes con un sistema GKS 1.0 más antiguo tienen un plazo escalonado — 1 de julio de 2026 para los sistemas registrados entre 2014 y 2017, 1 de julio de 2027 para los registrados entre 2018 y 2021.
La multa por una caja registrada no conforme oscila entre 1.500 € y 5.000 €. No emitir un ticket GKS empieza ya en 50 € por una primera infracción — una cantidad que sube en caso de reincidencia.
3. 7.500 € — la multa francesa por caja no certificada
Francia exige desde 2018 a todo negocio de hostelería sujeto a IVA usar un software de caja certificado — NF525 es la certificación más conocida, emitida por AFNOR o LNE. Desde 2025, una autodeclaración del proveedor del software ya no es suficiente: solo un organismo de certificación acreditado puede emitir la prueba.
La multa en una inspección es de 7.500 € por caja no conforme — y esa cifra se aplica por dispositivo, no por negocio. Un restaurante con tres puntos de caja que resulten no conformes se arriesga en teoría a 22.500 €, con un plazo de sesenta días para corregirlo antes de que la multa sea definitiva.
La prueba que necesitas en una inspección es sencilla, pero tiene que existir de verdad: un certificado (NF525 o LNE) o una atestación individual del proveedor del software, conservada y lista para presentar. Pídela expresamente a tu proveedor, porque «el sistema funciona bien» no es una respuesta a la pregunta que hace un inspector.
4. 25.000 € — el techo de multa alemán por una TSE averiada
Alemania exige desde el 1 de enero de 2020 que toda caja electrónica — caja informática, caja con tableta o registradora clásica — funcione con un dispositivo técnico de seguridad (TSE) certificado por el BSI, que registra cada transacción de forma inalterable. Desde el 1 de enero de 2025 se suma una obligación de notificación: cada caja debe estar registrada ante la administración tributaria competente a través de ELSTER.
La disposición general de multas (§379 AO) permite sanciones de hasta 25.000 € por infracciones de las normas de caja — un techo que se aplica igual a una panadería que a un restaurante, sin importar el tamaño del negocio. No hay umbral de facturación: la obligación se aplica a toda caja electrónica, por pequeño que sea el negocio.
Lo que distingue esto de, por ejemplo, Bélgica es que no existe un límite por debajo del cual se pueda seguir trabajando con una caja normal — la ley alemana razona desde el propio sistema, no desde la facturación que pasa por él.
Bélgica y Austria limitan ambos a 5.000 €. Francia cobra 7.500 € por caja. Alemania llega hasta 25.000 € — cinco veces más que Bélgica.
Italia no aparece aquí: su multa no es un importe fijo sino el 90 % del IVA sobre el importe no declarado — cuanto mayor es la facturación oculta, mayor es la multa, sin techo.
5. 7.500 € y 15.000 € — los dos umbrales austriacos que deciden si necesitas siquiera una caja
Austria trabaja con un doble umbral. Una caja registrada (bajo la RKSV, la ordenanza de seguridad de cajas) solo es obligatoria cuando un negocio supera a la vez más de 7.500 € de facturación en efectivo y más de 15.000 € de facturación total anual. Ambas condiciones deben cumplirse juntas — no basta con una.
Para la mayoría de negocios de hostelería es una cuestión teórica: un restaurante con una facturación normal por tarjeta alcanza esas cifras en los primeros meses. Pero la lógica merece conocerse, porque explica por qué un pequeño proyecto de food truck o un pop-up con unos pocos miles de euros de facturación en efectivo al año puede quedar realmente fuera de la obligación, mientras que cualquier restaurante ya establecido cae automáticamente dentro de ella.
Si superas ambos umbrales y sigues trabajando sin caja registrada, o no emites ticket, te arriesgas a una multa de hasta 5.000 € — tanto por la ausencia de caja como por la ausencia de ticket.
6. 90 % — la sanción italiana sobre el IVA por un ticket que tu caja nunca envió
Italia exige, desde su implantación escalonada a partir de 2019, un registratore telematico: una caja que emite automáticamente un «documento comercial» al cliente en cada transacción y transmite electrónicamente la facturación diaria a la Agenzia delle Entrate. A partir de 2026 se suma la conexión obligatoria entre la caja y el terminal de pago.
Donde Bélgica y Francia trabajan con un importe de multa fijo, Italia cobra proporcionalmente: si un importe queda sin registrar o sin transmitir, la sanción es del 90 % del IVA que se debía sobre ese importe. Ante una avería que no se repara de inmediato mientras se sigue vendiendo sin registro de emergencia, la multa administrativa va de 250 € a 2.000 €.
Desde 2026 se suma una serie de multas aparte para la conexión en sí: de 1.000 € a 4.000 € si la caja no está conectada al terminal de pago, y de 100 € a 1.000 € por trimestre por no transmitir los datos electrónicos de pago.
Austria fue la primera, en 2016. Bélgica es la última — y en 2026 está justo en medio de su propia transición a GKS 2.0.
La fecha es siempre cuándo entró en vigor la obligación principal, no la última actualización del sistema — Alemania añadió una obligación de notificación en 2025, Italia una conexión con el terminal de pago en 2026, y el propio GKS 2.0 belga se despliega por fases hasta 2027.
7. 10 años — cuánto tiempo debe sobrevivir la prueba después de imprimirla
Un sistema de caja registrado o certificado resuelve el problema de «registrar», pero no el de «conservar». En Alemania, la GoBD — las normas para una contabilidad digital correcta — exige que los datos de caja, como cualquier otro documento contable, se conserven 10 años, accesibles digitalmente y de forma inalterable para una inspección.
Esa cifra no es una peculiaridad alemana: la mayoría de los países de la UE aplican un plazo de conservación de 7 a 10 años para documentos fiscales, y un sistema de caja conforme hoy debe seguir pudiendo mostrar esos datos durante todos esos años — incluso tras un cambio de sistema, un traspaso, o la quiebra del proveedor del software.
Esa es la pregunta que más fácilmente se pasa por alto al comprar un sistema de caja: no «¿es conforme hoy?», sino «¿podré mostrar exactamente lo que ponía en este ticket dentro de nueve años?». Pregúntaselo a tu proveedor antes de firmar, no después de que te lo pida Hacienda.
Comprueba tu propio país
Elige el país en el que opera tu negocio e introduce tu facturación anual, sin IVA y en euros — los cinco países de abajo usan todos el euro, así que no se convierte nada. El campo viene precargado con una facturación de ejemplo, para que veas de inmediato cómo se lee.
Verás si una caja fiscal es obligatoria para ti, desde cuándo se aplica esa obligación en ese país, y cuál es el riesgo de multa si no la cumples.
Comprobador por país: caja fiscal
Un país, tu propia facturación, y la respuesta en tres casillas.
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Este comprobador da la regla básica por país según la legislación tal como está hoy — no sustituye el asesoramiento de tu propio asesor fiscal o de la Agencia Tributaria de tu país, sobre todo en normas de transición como el escalonamiento del GKS 2.0 belga. Todo se calcula en tu navegador; no se envía ni se guarda nada.
Lo que llama la atención al recorrer los cinco países uno tras otro: solo Bélgica y Austria tienen un umbral de facturación por debajo del cual todavía se puede trabajar sin caja registrada. Francia, Alemania e Italia exigen el sistema desde el primer euro — el tamaño de tu negocio no importa ahí.
Si operas en más de un país, por ejemplo un segundo local justo al otro lado de la frontera, cada establecimiento se rige por la ley del país en el que está — un certificado GKS belga no tiene ningún valor para un inspector francés, y al revés igual.
Qué hacer con esto esta semana, este mes y este trimestre
El cumplimiento fiscal no es un proyecto que se marca una sola vez — es una pregunta que vuelves a hacerte con cada cambio de sistema, cada nuevo local y cada cambio en la ley. Tres pasos para empezar.
Esta semana — pide la prueba a tu proveedor
- Pide expresamente a tu proveedor actual de caja el certificado o el registro que aplica en tu país — una atestación NF525, un número de registro GKS, una declaración de conformidad TSE.
- Comprueba si esa prueba tiene fecha de caducidad o está vinculada a una versión concreta del software — un certificado para una versión antigua no cubre automáticamente un sistema actualizado.
- Repasa el lado funcional de tu sistema de caja ya que estás comparando de todas formas — el cumplimiento fiscal y un sistema que a tu equipo le guste usar son dos listas de verificación distintas.
Este mes — apunta el plazo en tu agenda
- Si eres un negocio belga con un sistema GKS 1.0 antiguo, anota qué fase te corresponde — 1 de julio de 2026 o 1 de julio de 2027 — y planifica el cambio con bastante antelación a esa fecha.
- Guarda cada certificado, cada atestación y cada confirmación de registro en un lugar que tu asesor fiscal también pueda encontrar, no solo en un correo electrónico.
- Compara el umbral de facturación del comprobador de arriba con tus últimas cifras anuales — un negocio que crece poco a poco rara vez se da cuenta a tiempo de que lo ha superado.
Este trimestre — enlázalo con el resto de tu expediente de IVA
- Revisa tu caja fiscal junto con tus tipos de IVA — ambos expedientes tratan la misma relación con Hacienda y forman parte de la misma revisión anual.
- Confirma con tu asesor fiscal que el plazo de conservación de tus datos de caja — normalmente de 7 a 10 años — está realmente garantizado técnicamente por tu sistema, y no solo prometido por el proveedor.
- Repite el comprobador de arriba cada vez que abras un segundo local, sobre todo en otro país — cada establecimiento se rige por la ley de su propio país, no por lo que ya tenga resuelto tu primer local.
Cinco leyes, una misma pregunta
Cada uno de estos cinco sistemas acaba haciéndole a tu caja la misma pregunta: ¿puede un euro que entra desaparecer alguna vez sin dejar rastro? La respuesta que impone legalmente cada país es no — la única diferencia está en cuán estricta es, desde cuándo, y con qué multa.
Eso convierte el cumplimiento fiscal en algo distinto a una función simpática de tu sistema de caja: es la condición para poder usar el sistema legalmente, al margen de lo bien que funcione en lo demás. Elegir un sistema de caja sigue siendo la pregunta que decide tu gusto y tu forma de trabajar — esta página es la pregunta que decide tu licencia.
Pregúntalo a tu proveedor, a tu asesor fiscal, o a la Agencia Tributaria de tu propio país antes de comprar un sistema nuevo — un certificado que compruebas de antemano cuesta una llamada de teléfono. Uno que descubres que falta solo en una inspección cuesta una multa.