Catering z Reštaurácie: 7 Krokov k Vyšším Tržbám

Catering je jediný zdroj tržieb, ktorý môžete začať už dnes bez toho, aby ste museli prenajať, prestavať alebo obsadiť čo i len jeden ďalší meter štvorcový počas bežnej prevádzky.

Zatiaľ čo priemerná reštaurácia s plnou obsluhou si musí vystačiť s čistou maržou len 2 až 6 %, catering sa bežne pohybuje na úrovni 7 až 15 % marže — pri efektívne vedenej prevádzke niekedy až 25 %. Žiadny nájom za jednotlivé podujatie, žiadne prázdne stoly, žiadny obslužný personál čakajúci na hostí: rovnaká kuchyňa, rovnaké majstrovstvo, no úplne iná nákladová štruktúra. Reštaurácie s aktívnym cateringovým programom zaznamenali v posledných rokoch priemerný rast tržieb o 5,1 %, oproti 3,3 % za celý sektor — catering navyše priťahuje aj nových hostí: prieskum firemného cateringu ukazuje, že väčšina ľudí, ktorí si prvýkrát objednajú cez zamestnávateľa, sa neskôr do rovnakého podniku vrátia aj súkromne.

Catering však nie je len o tom, že „zabalíte pár porcií navyše". Zle ocenená, poddimenzovaná personálom alebo bez zmluvy vás cateringová zákazka môže stáť viac, než koľko prinesie. Tento sprievodca vás v 7 konkrétnych krokoch prevedie budovaním cateringu z vašej existujúcej reštaurácie: od obchodného modelu až po získanie prvých zákazníkov.

Komplexný sprievodca Komplexný sprievodca financiami reštaurácie Spoznajte čísla, chráňte cashflow a rastite ziskovo. Otvoriť sprievodcu

Krok 1: Pochopte, prečo môže byť catering taký ziskový

Skôr než zostavíte čo i len jedno menu, je dôležité pochopiť, odkiaľ pramení marginálna výhoda cateringu — aby ste ju pri stanovovaní cien opäť nezahodili:

• Žiadne dodatočné náklady na priestor pri jednotlivom podujatí: vaša kuchyňa a základné vybavenie už existujú; cateringové tržby nenesú žiadny extra nájom ani odpisy
• Vyššia priemerná hodnota objednávky: cateringová objednávka je zvyčajne mnohonásobkom bežnej objednávky na odber alebo rozvoz, pričom na euro tržieb obslúžite menej stolov
• Samostatná brána k novým zákazníkom: firemný catering pravidelne priťahuje nových hostí, ktorí vašu reštauráciu ešte nepoznali — a preukázateľná časť z nich sa neskôr vráti aj na súkromnú návštevu
• Predvídateľné, vopred naplánované objemy: na rozdiel od nepredvídateľnosti hostí bez rezervácie sa catering objednáva vopred, čo uľahčuje nákup aj plánovanie personálu

Táto vyššia marža nie je automatická — vzniká len vtedy, keď catering vediete ako samostatnú súčasť podnikania s vlastným menu, vlastnými cenami a vlastným výpočtom nákladov. Kto jednoducho prepredáva reštauračnú kartu so zľavou, o túto výhodu okamžite prichádza.

Krok 2: Vyberte cateringový model, ktorý sedí vašej kuchyni

Nie každá reštaurácia musí hneď ponúkať plne obsluhované podujatia. Existujú tri modely so stupňujúcou sa úrovňou personálu, materiálu a rizika:

• Drop-off catering: jedlo dovezte v zapečatených boxoch, bez personálu na mieste. Najnižšie náklady, najnižšia marža na podujatie, ideálne na štart a otestovanie dopytu
• Bufetový catering s inštaláciou: dovezte jedlo a pripravíte bufet (chafing dishes, taniere, príbory), zvyčajne s obmedzenou obsluhou na dopĺňanie bufetu
• Plne obsluhovaný catering: vlastný personál priamo na mieste na inštaláciu, obsluhu a odpratanie — najvyššia marža na hosťa, no aj najvyššia personálna a zodpovednostná záťaž

Začnite modelom, ktorý je najbližšie vašej existujúcej prevádzke — zvyčajne drop-off alebo jednoduchý bufet — a k plne obsluhovaným podujatiam prejdite až vtedy, keď vaše prvé zákazky prebiehajú plynulo a ziskovo.

Krok 3: Vytvorte samostatné cateringové menu

Priame prevzatie bežnej jedálnej karty do cateringu je najrýchlejší spôsob, ako prísť o maržu. Dobré cateringové menu je menšie, lepšie znáša prepravu a ľahšie sa škáluje ako vaša každodenná karta:

• Vyberajte jedlá, ktoré dobre znášajú prepravu a udržiavanie v teple či chlade — vyhýbajte sa vyprážaným jedlám alebo pokrmom, ktoré strácajú textúru už pár minút po príprave
• Obmedzte počet možností: menej položiek znamená predvídateľnejší nákup, menej mise-en-place a menšiu chybovosť v samotný deň
• Recepty vopred otestujte vo veľkom meradle — omáčka alebo dezert, ktorý je dokonalý pre 8 kuvertov, sa pri 80 správa inak. Veľké množstvá rozdeľte na viacero dávok namiesto toho, aby ste všetko naraz škálovali nahor
• Pri bufete počítajte približne s 500 až 600 gramami jedla na hosťa, s 6 až 8 kúskami na osobu pri recepcii s malými občerstveniami počas prvých dvoch hodín, plus rezervou 10 až 15 % objemu navyše — hostia si totiž pri samoobsluhe nakladajú štedrejšie než pri servírovanom tanieri
• Pri každom bufete jasne uveďte alergény a diétne obmedzenia pri jednotlivých jedlách — správny postup pri samoobsluhe nájdete v našom článku o manažmente alergénov v reštauráciách

Uplatnite rovnakú disciplínu ako pri bežnej karte: použite princípy menu-engineeringu, aby bolo vaše cateringové menu rovnako ziskové ako vaša najlepšia stolová karta.

Krok 4: Oceňte catering správne — nie ako kartu so zľavou

Najčastejšia chyba reštaurácií, ktoré začínajú s cateringom: prepočítavajú existujúce cenníkové ceny s malou zľavou „veď je to aj tak vo veľkom". To ignoruje dodatočné náklady, ktoré catering nevyhnutne prináša.

• Vychádzajte z nákladov na potraviny. Rovnako ako pri bežnej karte sa usilujte o food cost vo výške 28 až 35 % z predajnej ceny
• Do kalkulácie plne zahrňte prácu — nielen hodiny strávené na mieste, ale aj prípravu, cestovný čas, inštaláciu a odpratanie. Spolu tieto náklady u cateringových firiem často dosahujú 25 až 35 % výnosu z podujatia a sú najväčším „tichým" požieračom marže
• Počítajte aj s dopravou, jednorazovým materiálom a prenájmom vybavenia — chafing dishes, izolované prepravné boxy a náhradné príbory nie sú zadarmo
• Uplatnite prirážku (cost-plus) vo výške 25 až 40 % nad vašou plnou nákladovou cenou (jedlo + práca + materiál), pri silne personalizovaných podujatiach až 40–50 %
• Pracujte s minimálnou hodnotou objednávky (zvyčajne v ekvivalente 100 až 250 €). Bez minima sa malá objednávka nepodieľa na vašich fixných nákladoch na jazdu — trasa, administratíva a príprava stoja rovnako pri malej aj veľkej zákazke

Napokon do svojej cenotvorby výslovne zahrňte aj réžijné náklady: rozdeľte svoje mesačné fixné náklady na počet naplánovaných cateringových podujatí, aby každé podujatie automaticky prispievalo na vašu réžiu, a nie len na variabilné náklady.

Krok 5: Zabezpečte zmluvy, zálohy a poistenie

Každý skúsený cateringový podnikateľ má aspoň jeden príbeh o klientovi, ktorý na poslednú chvíľu zrušil objednávku po tom, čo už bol nakúpený tovar a naplánovaný personál. Písomná zmluva nie je byrokracia — je to to, čo vám bráni v neuhradených nákladoch:

• Termín na definitívny počet hostí: zvyčajne 7 až 10 dní vopred. Po tomto termíne fakturujete daný počet, aj keď sa dostaví menej hostí — zníženia po termíne sa už nezohľadňujú, zvýšenia sú možné za príplatok
• Postupné storno podmienky: klesajúce percento vrátenia peňazí s blížiacim sa dátumom podujatia, pričom záloha zostáva vždy nevratná. Sektor pohostinstva v Beneluxe má na tento účel v Jednotných podmienkach pre pohostinstvo (UVH) organizácie KHN široko používaný štandard pre skupinové storná ako referenčný rámec
• Záloha vo výške 25 až 50 % pri potvrdení, so zostatkom splatným spolu s termínom na počet hostí — túto zálohu účtovne evidujte ako zábezpeku, nie ako tržbu, až kým sa podujatie skutočne neuskutoční
• Doložku o vyššej moci a jasný popis toho, čo presne zahŕňa inštalácia a odpratanie, aby nedochádzalo k rozširovaniu rozsahu prác, pri ktorom „drobné extra služby" zostávajú nevyfakturované
• Poistite sa správne: vaša štandardná poistka zvyčajne nekryje externú lokalitu. Rozšírte si všeobecnú zodpovednosť za škodu aj na catering mimo vašej prevádzky — niektoré gastronomické federácie ponúkajú členom na tento účel bezplatné rozšírenie pre obmedzený počet cateringových akcií ročne — a skontrolujte si poistenie reštaurácie aj z hľadiska zodpovednosti za produkt a krytia prepravy
• Dodržiavajte HACCP chladiaci aj teplý reťazec počas prepravy (v Belgicku platí: chladené pod 7 °C, teplé nad 60 °C) — každá minúta na ceste sa počíta do času, ktorý jedlo strávi v nebezpečnej zóne, preto na prepravu vždy počítajte s dostatočnou rezervou

Krok 6: Zorganizujte logistiku, dopravu a personál

To, čo funguje na papieri, môže na mieste zlyhať pri zlom plánovaní. Najčastejším prevádzkovým úskalím je podcenenie cestovného a inštalačného času — trasa, ktorá na mape ukazuje 25 minút, sa vplyvom dopravy ľahko predĺži, jedlo tak zostáva príliš dlho v prepravnom boxe alebo sa personál musí ponáhľať s inštaláciou.

• Pomer personálu: počítajte približne s 1 čašníkom na 8 hostí pri servise pri stole alebo tanierovej obsluhe a 1 na 20 až 30 hostí pri bufete — s aspoň 1 pármi rúk navyše na 3 chafing dishes, aby ste bufet plynulo dopĺňali
• Investujte do správneho základného vybavenia: izolované prepravné boxy, ktoré udržia teplú alebo studenú teplotu niekoľko hodín bez elektriny, chafing dishes a dostatočnú rezervnú kapacitu. Zriedka používaný materiál si radšej prenajmite, než aby ste všetko hneď kupovali
• Pri neznámej lokalite si vždy vopred naplánujte obhliadku miesta: skontrolujte kuchynské zázemie, prívod elektriny, možnosti parkovania a nakladania a dostupné okno na inštaláciu
• Vytvorte si pevný baliaci zoznam, ktorý dvakrát skontrolujete pred odchodom aj po skončení — predlžovacie káble, náhradné diely a lekárnička sú položky, na ktoré sa najčastejšie zabúda
• Do plánovania personálu aj cenotvorby výslovne zarátajte čas na inštaláciu a odpratanie — inak tieto hodiny potichu zmiznú z vášho výpočtu marže

Krok 7: Nájdite a presvedčte svojich prvých cateringových klientov

Svojich prvých cateringových klientov zriedka nájdete cez bežný marketing reštaurácie — ide o samostatnú cieľovú skupinu s iným nákupným procesom:

• Optimalizujte si profil Google Firemný profil pomocou kategórie a vlastností cateringu: firmy aj jednotlivci tu aktívne vyhľadávajú miestnych cateringových poskytovateľov
• Vytvorte samostatnú cateringovú stránku alebo sekciu na svojom webe s menu, orientačnými cenami a jasným tlačidlom na dopyt — cielené cateringové stránky konvertujú citeľne lepšie než všeobecná kontaktná stránka
• Stavte na odporúčania: jeden spokojný firemný klient často privedie viacero nových dopytov od partnerských firiem — po úspešnom podujatí sa o odporúčanie výslovne opýtajte
• Pri väčších zákazkách zvážte (platenú) ochutnávku, ktorej náklady sa pri rezervácii klientom zarátajú do konečnej zálohy — takto odfiltrujete nezáväzné dopyty
• Stanovte si realistické minimálne dodacie lehoty: malé objednávky zvládnete s predstihom 48 až 72 hodín, firemné podujatia zvyčajne niekoľko týždňov až mesiacov vopred a veľké alebo sezónne podujatia si naplánujte do kalendára čo najskôr
• Štruktúrované dopyty spracúvajte cez rovnaký systém, akým spravujete skupinové rezervácie a podujatia, aby sa cateringové dopyty nestrácali medzi jednotlivými telefonátmi a e-mailami

Časté chyby pri cateringu z reštaurácie

Väčšina cateringových strát nevzniká počas samotného podujatia, ale v týždňoch pred ním — pri cenotvorbe, plánovaní a zmluve:

• Prepočítavanie cien z jedálneho lístka so zľavou namiesto samostatnej kalkulácie cateringu na základe nákladov na potraviny, práce, dopravy a materiálu
• Nestanovenie minimálnej hodnoty objednávky, v dôsledku čoho malé zákazky nepokrývajú vaše fixné náklady na jazdu
• Nezapočítavanie cestovného času, inštalácie a odpratania do personálnych hodín a cenotvorby — často najväčší tichý požierač marže v cateringu
• Nedohodnutie termínu na definitívny počet hostí, čo vedie k plytvaniu jedlom a stratenej tržbe
• Poddimenzovaný personál na mieste, čo vedie k pomalej obsluhe a horšiemu zážitku hostí — práve vtedy, keď sa snažíte presvedčiť nových klientov
• Práca bez písomnej zmluvy len na základe ústnej dohody alebo krátkej e-mailovej výmeny
• Netestovanie receptov vopred vo veľkom meradle, v dôsledku čoho chuť, textúra či časovanie dopadnú pri 80 kuvertoch inak než pri 8

Záver: catering ako systém, nie ako vedľajšia činnosť

Catering, ktorý zostáva ziskový, nevzniká náhodou — je výsledkom samostatného menu, správnej cenotvorby, vodotesnej zmluvy a realistického plánovania personálu. Reštaurácie, ktoré sa riadia týmito 7 krokmi, budujú z cateringu štrukturálny, často dokonca maržu zvyšujúci zdroj tržieb popri stolovom servise — namiesto improvizácie fungujúcej na šťastnú náhodu.

Začnite v malom: rozbehnite drop-off catering pre hŕstku stálych klientov, vytvorte si samostatné menu a správny cenník a k plne obsluhovaným podujatiam prejdite až vtedy, keď váš proces beží plynulo. Skombinujte to so zdravým prehľadom o svojom cash flow a pri každom podujatí sledujte svoju maržu prostredníctvom rovnakých ukazovateľov ako v zvyšku vášho podniku, napríklad RevPASH a ďalších reštauračných KPI.