Dokumentation
Schnelle Antworten auf die häufigsten Fragen zu HappyChef.
HappyChef ist eine All-in-one-Plattform für Reservierungen und Gästemanagement für Restaurants. Sie übernimmt Online-Buchungen, Ihren Tischplan, Wartelisten, Gutscheine, Gästeprofile und automatische Bestätigungen, damit Sie mit weniger manuellem Aufwand mehr Tische füllen.
Nein. Sie erhalten eine gehostete Buchungsseite, die Sie per Link teilen können, und Gäste können auch über Ihr Google-Profil und Ihre sozialen Medien reservieren. Falls Sie eine Website haben, können Sie die Buchungsseite oder das Widget darauf einbetten — siehe den Integrationsleitfaden.
Die meisten Restaurants sind innerhalb eines Tages startklar. Sobald Ihre Öffnungszeiten, Kapazität und der Tischplan eingerichtet sind, können Sie sofort Reservierungen annehmen. Die Anleitung führt Sie durch jeden Schritt.
Öffnen Sie die Reservierung aus der Reservierungsliste oder dem Tischplan, ändern Sie Datum, Uhrzeit, Personenzahl oder Tisch und speichern Sie. Bei aktivierten Benachrichtigungen werden Gäste automatisch über die Änderung oder Stornierung informiert.
Ja. Erstellen Sie über das Dashboard eine neue Reservierung, geben Sie die Gästedaten ein und weisen Sie einen Tisch zu. Laufkundschaft und telefonische Buchungen zählen genauso zur Kapazität wie Online-Reservierungen.
Kapazität und Tischverfügbarkeit werden über alle Kanäle hinweg in Echtzeit geprüft — Ihre Buchungsseite, das Widget und manuelle Einträge greifen alle auf dieselbe Live-Verfügbarkeit zu, sodass ein Zeitfenster nie zweimal vergeben werden kann.
Aktivieren Sie automatische Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten und verlangen Sie optional eine Kreditkartengarantie oder Anzahlung für ausgewählte Zeitfenster oder Gruppengrößen. Schon Erinnerungen allein senken No-Shows in der Regel deutlich.
Ja. In den Einstellungen können Sie für bestimmte Schichten, Tage oder Gruppengrößen eine Anzahlung oder No-Show-Garantie verlangen. Gäste hinterlegen ihre Karte bei der Buchung und werden nur gemäß Ihrer No-Show-Richtlinie belastet.
Legen Sie eine maximale Online-Gruppengröße fest, damit große Gruppen statt einer sofortigen Buchung zu einer Anfrage- oder Kontaktoption geleitet werden. Anschließend können Sie große Gruppen manuell bestätigen und im Tischplan Tische zusammenlegen.
Der Tischplan ist eine visuelle Raumkarte Ihres Restaurants. Er zeigt in Echtzeit, welche Tische frei, reserviert oder belegt sind, und ermöglicht es, Reservierungen per Drag-and-drop auf Tische zu ziehen und Tische für größere Gruppen zusammenzulegen.
Ja. Sie können separate Bereiche anlegen — zum Beispiel einen Innenraum, eine Bar und eine Terrasse — jeweils mit eigenen Tischen und eigener Kapazität. Die Verfügbarkeit wird pro Bereich berechnet und für Ihre Gesamtwerte zusammengeführt.
Online-Reservierungen können basierend auf Gruppengröße und Ihren Regeln automatisch passenden Tischen zugewiesen werden, und Sie können jederzeit manuell per Drag-and-drop im Tischplan umsetzen. So bleibt der Raum ausgewogen, ohne dass Sie jede Buchung im Detail steuern müssen.
Der Verfügbarkeitsalgorithmus kombiniert mehrere Ihrer Einstellungen gleichzeitig — Öffnungszeiten, Gesamt- und Bereichskapazität, Tischgrößen, durchschnittliche Verweildauer und Ihre Pacing-Regeln — und bietet nur Zeitfenster an, die er tatsächlich bedienen kann. Für jede angefragte Gruppengröße prüft er, ob ein passender Tisch (oder eine Tischkombination) für die gesamte Verweildauer frei ist und ob das Anbieten dieses Zeitfensters die Ankünfte innerhalb Ihrer Pacing-Grenzen hält.
Ziel ist es, Ihren Service gleichmäßig zu füllen statt alles auf einmal. Wenn mehr Zeitfenster erscheinen sollen, können Sie die Kapazität erhöhen, die Verweildauer verkürzen, das Pacing lockern oder mehr Tische kombinierbar machen. Wenn der Service zu hektisch wirkt, gehen Sie umgekehrt vor. Jede Änderung aktualisiert die Verfügbarkeit sofort über Ihre Buchungsseite, das Widget und manuelle Einträge.
Pacing begrenzt, wie viele Gäste innerhalb desselben Zeitfensters eintreffen können, damit Küche und Service nicht alle auf einmal belastet werden. Ein gleichmäßiges Pacing verbessert das Gästeerlebnis und ermöglicht es Ihnen, über eine Schicht hinweg mehr Gäste zu bedienen.
Ja. Sie legen eine durchschnittliche Verweildauer fest (optional pro Gruppengröße oder Schicht), und der Algorithmus reserviert den Tisch für diese Dauer, bevor er ihn erneut anbietet. So werden sich überschneidende, aufeinanderfolgende Buchungen verhindert.
Ein Zeitfenster wird ausgeblendet, wenn die Kapazität für dieses Fenster ausgeschöpft ist, die Pacing-Grenzen erreicht sind, kein passender Tisch für die Gruppengröße frei ist oder die Schicht geschlossen oder blockiert ist. Durch Anpassen von Kapazität, Pacing oder Tischeinrichtung werden Zeitfenster wieder geöffnet.
Ja. Sie können digitale Gutscheine verkaufen, die Gäste online kaufen und per E-Mail erhalten, und Sie können den Gutschein-Ablauf auf Ihrer eigenen Website einbetten. Den Code zum Kopieren finden Sie im Integrationsleitfaden.
Jeder Gutschein hat einen eindeutigen Code und QR-Code. Sie scannen oder geben den Code im Restaurant ein, um ihn zu prüfen und einzulösen. Teileinlösungen werden unterstützt, wobei das Restguthaben auf dem Gutschein verbleibt.
Mit der Abholung können Gäste einen Gutschein online kaufen und eine physische Karte zu einem gewählten Zeitpunkt in Ihrem Restaurant abholen, anstatt ihn nur per E-Mail zu erhalten. Die Abholzeiten konfigurieren Sie pro Service in Ihren Öffnungszeiten.
Ja. Sie können aus fertigen Designs wählen und Ihr eigenes Banner hinzufügen, sodass der Gutschein zu Ihrer Marke passt. Der eingebettete Gutschein-Ablauf unterstützt zudem Farbthemen, die zu Ihrer Website passen.
Öffnen Sie die Einstellungen und bearbeiten Sie Ihre Öffnungszeiten pro Service (Frühstück, Mittag-, Abendessen). Sie können je Wochentag unterschiedliche Zeiten festlegen, Ausnahmen für Feiertage hinzufügen und einzelne Schichten schließen, ohne sie zu löschen.
HappyChef ist in 24 Sprachen verfügbar. Stellen Sie Ihre Dashboard-Sprache in Ihrem Profil ein, und die gästeseitige Buchungsseite folgt nach Möglichkeit automatisch der Sprache des Gastes.
In den Benachrichtigungseinstellungen legen Sie fest, welche Nachrichten versendet werden — Bestätigungen, Erinnerungen und Bewertungsanfragen — und über welchen Kanal. Sie können Zeitpunkt und Wortlaut an Ihren Service anpassen.
Passen Sie Ihre Gesamtgästezahl und die Bereichskapazität in den Einstellungen an oder reduzieren Sie die Kapazität vorübergehend für einen einzelnen Tag (zum Beispiel bei Personalmangel). Die Verfügbarkeit wird sofort über alle Kanäle hinweg aktualisiert.
Nutzen Sie den Code zum Kopieren im Integrationsleitfaden. Sie können die komplette Buchungsseite in einem iframe einbetten, das schwebende Reservierungs-Widget mit einem einzigen Skript-Tag hinzufügen oder den Gutschein-Ablauf einbetten. Ihre Restaurant-ID wird automatisch eingetragen, wenn Sie angemeldet sind.
Die Integration ist rund um unsere gehostete Buchungsseite, das Widget und die Einbettungen aufgebaut — Sie müssen keinen Server selbst aufrufen. Das bleibt sicher und wartungsfrei: Wir kümmern uns um Verfügbarkeit, Zahlungen und Aktualisierungen für Sie.
Wenn Sie bei HappyChef angemeldet sind, trägt der Integrationsleitfaden Ihre Restaurant-ID automatisch in jeden Code-Schnipsel ein. Es ist dieselbe Kennung, die auf Ihrer Buchungsseite und im Widget verwendet wird. Wenn Sie nicht angemeldet sind, ersetzen Sie YOUR_RESTAURANT_ID durch Ihre eigene ID.
Die Abrechnung erfolgt gemäß Ihrem Tarif. Sie können Ihren Tarif und Ihre Rechnungen in Ihrem Konto einsehen und jederzeit upgraden oder wechseln. Die aktuellen Tarife finden Sie auf der Preisseite.
Ihre Gästedaten gehören Ihnen. HappyChef speichert sie sicher in Ihrem Auftrag, und Sie können sie exportieren. Wir verarbeiten sie ausschließlich, um den Dienst für Sie zu betreiben, im Einklang mit der DSGVO.
Ja. Sie können Ihre Reservierungen und Gästeprofile über das Dashboard exportieren, sodass Ihre Daten portabel und unter Ihrer Kontrolle bleiben.