Anleitungen

Erstellen Sie Ihr HappyChef-Konto

Richten Sie Ihr Restaurant ein, damit Sie Reservierungen annehmen können.

1. Gehen Sie zur HappyChef-Anmeldeseite und geben Sie Ihre Restaurantdaten ein.
2. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse.
3. Legen Sie Name, Adresse und Kontaktdaten Ihres Restaurants fest.
4. Fahren Sie fort, um Ihre Öffnungszeiten und Kapazität festzulegen.

Tipp: Verwenden Sie die E-Mail-Adresse, die Sie täglich abrufen — wichtige Benachrichtigungen gehen dorthin.

Legen Sie Ihre Öffnungszeiten fest

Bestimmen Sie, wann Gäste buchen können, pro Service und pro Tag.

1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie Öffnungszeiten.
2. Fügen Sie Zeiten für jeden Service hinzu (Frühstück, Mittag-, Abendessen).
3. Legen Sie bei Bedarf je Wochentag unterschiedliche Zeiten fest.
4. Fügen Sie Ausnahmen für Feiertage oder Ruhetage hinzu.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Tipp: Eine Schicht vorübergehend zu schließen ist besser, als sie zu löschen — Ihre Einstellungen bleiben erhalten.

Legen Sie Ihre Kapazität fest

Teilen Sie HappyChef mit, wie viele Gäste Sie bewirten können, damit die Verfügbarkeit korrekt ist.

1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie Kapazität.
2. Geben Sie die Gesamtgästezahl für das Restaurant ein.
3. Legen Sie die Kapazität pro Bereich fest, falls Sie mehrere Räume haben.
4. Legen Sie optional eine maximale Online-Gruppengröße fest.
5. Speichern.

Tipp: Beginnen Sie etwas konservativ und erhöhen Sie die Kapazität, sobald Sie sehen, wie sich die Services füllen.

Teilen Sie Ihren Buchungslink

Nehmen Sie Reservierungen an, auch ohne Website.

1. Öffnen Sie Ihre Buchungsseite über das Dashboard.
2. Kopieren Sie Ihren Buchungslink.
3. Fügen Sie ihn zu Ihrem Google-Profil, Instagram und Facebook hinzu.
4. Fügen Sie einen „Reservieren"-Button zu Ihrer Website hinzu, falls Sie eine haben.

Tipp: Heften Sie den Link in Ihren Social-Media-Profilen an, damit Gäste ihn immer finden.

Fügen Sie eine Reservierung manuell hinzu

Erfassen Sie eine telefonische Buchung oder Laufkundschaft in Sekunden.

1. Klicken Sie im Dashboard auf Neue Reservierung.
2. Geben Sie Datum, Uhrzeit und Personenzahl ein.
3. Fügen Sie Name und Kontaktdaten des Gastes hinzu.
4. Weisen Sie einen Tisch zu oder lassen Sie HappyChef einen vorschlagen.
5. Speichern Sie die Reservierung.

Tipp: Speichern Sie die Telefonnummer des Gastes, damit Erinnerungen ihn erreichen können.

Reservierung bearbeiten oder verschieben

Ändern Sie Uhrzeit, Personenzahl oder Tisch.

1. Öffnen Sie die Reservierung aus der Liste oder dem Tischplan.
2. Aktualisieren Sie Datum, Uhrzeit oder Personenzahl.
3. Ziehen Sie sie bei Bedarf auf einen anderen Tisch.
4. Speichern — der Gast wird automatisch benachrichtigt.

Tipp: Das Verschieben einer Reservierung im Tischplan hält Ihre Raumübersicht aktuell.

Eine Reservierung stornieren

Geben Sie den Tisch frei und benachrichtigen Sie den Gast.

1. Öffnen Sie die Reservierung.
2. Wählen Sie Stornieren.
3. Fügen Sie optional einen Grund hinzu.
4. Bestätigen — das Zeitfenster öffnet sich wieder für andere Gäste.

Tipp: Falls ein Gast eventuell neu buchen möchte, schlagen Sie vor dem Stornieren ein anderes Zeitfenster vor.

Bestätigungen und Erinnerungen einrichten

Reduzieren Sie No-Shows mit automatischen Nachrichten.

1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie Benachrichtigungen.
2. Aktivieren Sie Bestätigungsnachrichten bei der Buchung.
3. Aktivieren Sie eine Erinnerung vor der Reservierung.
4. Legen Sie Zeitpunkt und Wortlaut fest.
5. Speichern.

Tipp: Eine Erinnerung wenige Stunden vor dem Service ist die wirksamste einzelne Maßnahme gegen No-Shows.

Eine Anzahlung oder Kartengarantie verlangen

Schützen Sie stark nachgefragte Schichten vor No-Shows.

1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie Ihre No-Show-Richtlinie.
2. Wählen Sie Anzahlung oder Kartengarantie.
3. Legen Sie fest, für welche Schichten, Tage oder Gruppengrößen sie gilt.
4. Legen Sie Betrag und Bedingungen fest.
5. Speichern.

Tipp: Wenden Sie Garantien nur auf Stoßzeiten an, um spontane Buchungen nicht abzuschrecken.

Die Warteliste nutzen

Erfassen Sie die Nachfrage, wenn Sie ausgebucht sind.

1. Aktivieren Sie die Warteliste in den Einstellungen.
2. Wenn ein Zeitfenster voll ist, können Gäste sich auf die Warteliste setzen.
3. Wenn ein Tisch frei wird, bieten Sie ihn Gästen auf der Warteliste an.
4. Bestätigen Sie den Gast und weisen Sie ihm einen Platz zu.

Tipp: Prüfen Sie die Warteliste, bevor Sie Reservierungen für eine Schicht schließen — Sie können kurzfristige Lücken füllen.

Erstellen und nutzen Sie Ihren Tischplan

Der Tischplan ist das Herzstück Ihres Raummanagements: eine visuelle Karte, die Ihr echtes Restaurant abbildet und in Echtzeit zeigt, welche Tische frei, reserviert oder belegt sind. Diese Anleitung führt Sie durch den Aufbau von Grund auf, die Gliederung in Bereiche und die tägliche Nutzung. Es ist die ausführlichste Einrichtung in HappyChef, gehen Sie sie also Schritt für Schritt an — sobald sie stimmt, wird der tägliche Service mühelos.

Tipp: Halten Sie die Tischnamen so, wie Ihr Personal sie ohnehin nennt — das macht das Platzieren und die Übergaben während eines hektischen Service deutlich schneller.

Einen Raum oder eine Terrasse hinzufügen

Verwalten Sie mehrere Räume separat.

1. Öffnen Sie den Tischplan-Editor.
2. Erstellen Sie einen neuen Bereich und benennen Sie ihn.
3. Fügen Sie seine Tische und Kapazität hinzu.
4. Legen Sie fest, ob er online buchbar ist.
5. Speichern.

Tipp: Markieren Sie die Terrasse als wetterabhängig, damit Sie sie schnell schließen können.

Tische für große Gruppen kombinieren

Bewirten Sie Gruppen, die mehr als einen Tisch benötigen.

1. Öffnen Sie den Tischplan während des Service.
2. Wählen Sie die zu kombinierenden Tische aus.
3. Führen Sie sie zu einem einzigen Sitzplatz zusammen.
4. Weisen Sie die große Gruppe dem kombinierten Tisch zu.

Tipp: Legen Sie Tischkombinationsregeln fest, damit das System die Verfügbarkeit für große Gruppen automatisch anbieten kann.

Gäste während des Service platzieren und verfolgen

Behalten Sie eine genaue Live-Übersicht Ihres Raums.

1. Öffnen Sie den Tischplan für heute.
2. Markieren Sie Reservierungen als belegt, wenn Gäste eintreffen.
3. Ziehen Sie Laufkundschaft auf freie Tische.
4. Markieren Sie Tische als beendet, wenn Gäste gehen.

Tipp: Tische zügig als beendet zu markieren öffnet sie wieder für spätere Buchungen.

Verweildauer und Umschlagzeiten festlegen

Steuern Sie, wie lange jeder Tisch reserviert bleibt.

1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie Verfügbarkeit.
2. Legen Sie die durchschnittliche Verweildauer fest.
3. Variieren Sie die Dauer optional nach Gruppengröße oder Schicht.
4. Speichern Sie und überprüfen Sie Ihre angebotenen Zeitfenster.

Tipp: Passen Sie die Dauer an die Realität an — zu kurz führt zu Überschneidungen, zu lang verschwendet Kapazität.

Pacing-Grenzen festlegen

Verteilen Sie die Ankünfte, damit die Küche nie überlastet wird.

1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie Pacing.
2. Legen Sie die maximale Gästezahl pro Zeitfenster fest.
3. Passen Sie es pro Schicht an, falls die Stoßzeiten variieren.
4. Speichern Sie und testen Sie es über Ihre Buchungsseite.

Tipp: Verschärfen Sie das Pacing rund um Ihre stärkste Öffnungszeit und lockern Sie es später im Service.

Eine Schicht oder einen Tag blockieren

Stoppen Sie Buchungen für eine Schließung oder ein privates Event.

1. Öffnen Sie den Kalender oder die Verfügbarkeitseinstellungen.
2. Wählen Sie den zu blockierenden Tag oder die Schicht aus.
3. Fügen Sie einen Grund hinzu, falls sinnvoll.
4. Speichern — diese Zeitfenster verschwinden aus der Buchung.

Tipp: Verwenden Sie eine Blockierung (statt einer Löschung), damit die Schicht danach wieder normal verfügbar ist.

Beginnen Sie mit dem Verkauf von Gutscheinen

Fügen Sie eine neue Einnahmequelle hinzu, die Gäste online kaufen können.

1. Öffnen Sie den Bereich Gutscheine.
2. Aktivieren Sie den Online-Verkauf von Gutscheinen.
3. Wählen Sie die verfügbaren Beträge.
4. Wählen Sie ein Design und fügen Sie Ihr Banner hinzu.
5. Speichern und teilen oder betten Sie die Gutscheinseite ein.

Tipp: Bewerben Sie Gutscheine in Ihrer Buchungsbestätigung und rund um die Feiertage.

Einen Gutschein einlösen

Nehmen Sie einen Gutschein im Restaurant an.

1. Öffnen Sie das Einlöse-Tool für Gutscheine.
2. Scannen Sie den QR-Code oder geben Sie den Code ein.
3. Überprüfen Sie das Guthaben.
4. Ziehen Sie den Betrag ab und bestätigen Sie.

Tipp: Bei Teileinlösungen bleibt das Restguthaben für das nächste Mal auf dem Gutschein.

Gutschein-Abholung einrichten

Lassen Sie Gäste einen physischen Gutschein persönlich abholen.

1. Öffnen Sie Ihre Öffnungszeiten-Einstellungen.
2. Aktivieren Sie die Gutschein-Abholung pro Service.
3. Legen Sie die Abholzeitfenster fest.
4. Speichern.
5. Betten Sie den Abhol-Ablauf für Gutscheine auf Ihrer Website ein.

Tipp: Bieten Sie Abholzeitfenster in ruhigeren Stunden an, damit sie nie mit dem Service kollidieren.

Passen Sie Ihr Gutschein-Design an

Lassen Sie Gutscheine zu Ihrer Marke passen.

1. Öffnen Sie den Bereich Gutscheine.
2. Wählen Sie ein Basisdesign.
3. Laden Sie Ihr eigenes Bannerbild hoch.
4. Wählen Sie ein Farbthema für den eingebetteten Ablauf.
5. Speichern und Vorschau anzeigen.

Tipp: Verwenden Sie ein hochwertiges, breites Bannerbild für das beste Ergebnis.

Bearbeiten Sie Ihr Restaurantprofil

Halten Sie Ihre öffentlichen Angaben aktuell.

1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie Profil.
2. Aktualisieren Sie Name, Adresse und Kontaktdaten.
3. Fügen Sie eine Beschreibung und Fotos hinzu.
4. Speichern.

Tipp: Korrekte Kontaktdaten reduzieren verwirrte Gäste und Anrufe.

Teammitglieder hinzufügen

Geben Sie Ihrem Personal Zugriff auf das Dashboard.

1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie Team.
2. Laden Sie ein Teammitglied per E-Mail ein.
3. Wählen Sie seine Zugriffsebene.
4. Es nimmt die Einladung an und meldet sich an.

Tipp: Geben Sie dem Servicepersonal den nötigen Zugriff und behalten Sie die Abrechnung den Managern vor.

Ändern Sie Ihre Dashboard-Sprache

Arbeiten Sie in der Sprache, die Sie bevorzugen.

1. Öffnen Sie Ihr Profil oder die Einstellungen.
2. Wählen Sie Sprache.
3. Wählen Sie eine der 24 verfügbaren Sprachen.
4. Speichern.

Tipp: Die gästeseitige Buchungsseite passt sich automatisch der Sprache jedes Gastes an.

Gästenachrichten konfigurieren

Steuern Sie, was Gäste erhalten und wann.

1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie Benachrichtigungen.
2. Schalten Sie Bestätigungen, Erinnerungen und Bewertungsanfragen ein oder aus.
3. Legen Sie den Zeitpunkt für jede Nachricht fest.
4. Passen Sie bei Bedarf den Wortlaut an.
5. Speichern.

Tipp: Eine Bewertungsanfrage nach dem Besuch lässt Ihren Online-Ruf ganz nebenbei wachsen.

Kapazität für einen Tag reduzieren

Bewältigen Sie einen Tag mit Personalmangel oder einen besonderen Tag.

1. Öffnen Sie den Kalender.
2. Wählen Sie den Tag aus.
3. Senken Sie die Kapazität oder das Pacing nur für diesen Tag.
4. Speichern — am nächsten Tag gilt wieder die normale Kapazität.

Tipp: Tun Sie dies, sobald Sie von einer Personallücke wissen, um Überbuchungen zu vermeiden.

Buchungsseite auf Ihrer Website einbetten

Lassen Sie Gäste reservieren, ohne Ihre Website zu verlassen.

1. Öffnen Sie den Integrationsleitfaden.
2. Kopieren Sie den iframe-Code der Buchungsseite.
3. Fügen Sie ihn dort ein, wo das Buchungsformular erscheinen soll.
4. Passen Sie bei Bedarf Breite und Höhe an.
5. Veröffentlichen Sie Ihre Seite.

Tipp: Ihre Restaurant-ID wird automatisch eingetragen, wenn Sie angemeldet sind.

Das Reservierungs-Widget hinzufügen

Fügen Sie auf jeder Seite einen schwebenden „Reservieren"-Button hinzu.

1. Öffnen Sie den Integrationsleitfaden.
2. Kopieren Sie den Skript-Tag des Widgets.
3. Fügen Sie ihn direkt vor dem schließenden body-Tag ein.
4. Wählen Sie Position und Thema des Buttons über Attribute.
5. Veröffentlichen.

Tipp: Das Widget funktioniert mit jedem Website-Baukasten, der das Hinzufügen eines Skript-Tags erlaubt.

Den Gutschein-Ablauf einbetten

Verkaufen Sie Gutscheine direkt über Ihre Website.

1. Öffnen Sie den Integrationsleitfaden.
2. Kopieren Sie den iframe-Code für Gutscheine.
3. Fügen Sie ihn auf Ihrer Gutscheinseite ein.
4. Stellen Sie die Höhe so ein, dass das gesamte Formular sichtbar ist.
5. Veröffentlichen.

Tipp: Verlinken Sie Ihre Gutscheinseite in Ihren Buchungsbestätigungen, um den Verkauf zu steigern.

Testen Sie Ihre Integration

Stellen Sie sicher, dass alles funktioniert, bevor Sie live gehen.

1. Öffnen Sie die Seite, auf der Sie den Code eingebettet haben.
2. Prüfen Sie, ob das Buchungs- oder Gutscheinformular lädt.
3. Führen Sie eine Testreservierung oder einen Testkauf durch.
4. Bestätigen Sie, dass es in Ihrem Dashboard erscheint.

Tipp: Testen Sie auch auf dem Smartphone — die meisten Gäste buchen über ihr Handy.