Guide pratiche

Crea il tuo account HappyChef

Configura il tuo ristorante per iniziare ad accettare prenotazioni.

1. Vai alla pagina di registrazione di HappyChef e inserisci i dati del tuo ristorante.
2. Conferma il tuo indirizzo email.
3. Imposta il nome, l’indirizzo e i recapiti del tuo ristorante.
4. Prosegui per impostare gli orari di apertura e la capienza.

Suggerimento: Usa la stessa email che controlli ogni giorno: lì arrivano le notifiche importanti.

Imposta i tuoi orari di apertura

Definisci quando gli ospiti possono prenotare, per servizio e per giorno.

1. Apri le Impostazioni e seleziona Orari di apertura.
2. Aggiungi gli orari per ciascun servizio (colazione, pranzo, cena).
3. Imposta orari diversi per ogni giorno della settimana dove serve.
4. Aggiungi eccezioni per i giorni festivi o di chiusura.
5. Salva le modifiche.

Suggerimento: Chiudere temporaneamente un turno è meglio che eliminarlo: le tue impostazioni restano intatte.

Imposta la tua capienza

Indica a HappyChef quanti ospiti puoi accogliere, così la disponibilità è accurata.

1. Apri le Impostazioni e seleziona Capienza.
2. Inserisci i tuoi coperti totali per il ristorante.
3. Imposta la capienza per area se hai più sale.
4. Imposta facoltativamente un numero massimo di coperti prenotabili online.
5. Salva.

Suggerimento: Parti con un po’ di prudenza e aumenta la capienza una volta che vedi come si riempiono i servizi.

Condividi il tuo link di prenotazione

Inizia ad accettare prenotazioni anche senza un sito web.

1. Apri la tua pagina di prenotazione dalla dashboard.
2. Copia il tuo link di prenotazione.
3. Aggiungilo al tuo profilo Google, a Instagram e a Facebook.
4. Aggiungi un pulsante “Prenota” al tuo sito web, se ne hai uno.

Suggerimento: Fissa il link nelle bio dei tuoi social così gli ospiti possono sempre trovarlo.

Aggiungi una prenotazione manualmente

Registra una prenotazione telefonica o un cliente senza prenotazione in pochi secondi.

1. Clicca su Nuova prenotazione nella dashboard.
2. Inserisci la data, l’ora e il numero di coperti.
3. Aggiungi il nome e i recapiti dell’ospite.
4. Assegna un tavolo o lascia che HappyChef ne suggerisca uno.
5. Salva la prenotazione.

Suggerimento: Salva il numero di telefono dell’ospite così i promemoria possono raggiungerlo.

Modifica o sposta una prenotazione

Cambia l’ora, il numero di coperti o il tavolo.

1. Apri la prenotazione dall’elenco o dal piano tavoli.
2. Aggiorna la data, l’ora o il numero di coperti.
3. Trascinala su un altro tavolo se necessario.
4. Salva: l’ospite viene avvisato automaticamente.

Suggerimento: Spostare una prenotazione sul piano tavoli mantiene accurata la vista della tua sala.

Annulla una prenotazione

Libera il tavolo e avvisa l’ospite.

1. Apri la prenotazione.
2. Scegli Annulla.
3. Aggiungi facoltativamente un motivo.
4. Conferma: lo slot si riapre per altri ospiti.

Suggerimento: Se un ospite potrebbe riprenotare, proponi un altro slot prima di annullare.

Configura conferme e promemoria

Riduci i no-show con i messaggi automatici.

1. Apri le Impostazioni e seleziona Notifiche.
2. Attiva i messaggi di conferma alla prenotazione.
3. Attiva un promemoria prima della prenotazione.
4. Imposta la tempistica e il testo.
5. Salva.

Suggerimento: Un promemoria poche ore prima del servizio è il singolo strumento più efficace per ridurre i no-show.

Richiedi un acconto o una garanzia con carta

Proteggi i turni più richiesti dai no-show.

1. Apri le Impostazioni e seleziona la tua politica sui no-show.
2. Scegli acconto o garanzia con carta.
3. Scegli a quali turni, giorni o numeri di coperti si applica.
4. Imposta l’importo e le condizioni.
5. Salva.

Suggerimento: Applica le garanzie solo ai turni di punta per non scoraggiare le prenotazioni occasionali.

Usa la lista d’attesa

Cattura la domanda quando sei al completo.

1. Attiva la lista d’attesa nelle impostazioni.
2. Quando uno slot è pieno, gli ospiti possono iscriversi alla lista d’attesa.
3. Quando un tavolo si libera, proponilo agli ospiti in lista d’attesa.
4. Conferma l’ospite e assegnagli il tavolo.

Suggerimento: Controlla la lista d’attesa prima di chiudere le prenotazioni di un turno: potresti riempire gli ultimi posti vuoti.

Crea e usa il tuo piano tavoli

Il piano tavoli è il cuore della gestione della tua sala: una mappa visiva che rispecchia il tuo vero ristorante e mostra, in tempo reale, quali tavoli sono liberi, prenotati o occupati. Questa guida ti accompagna nel crearlo da zero, organizzarlo in aree e usarlo giorno per giorno. È la configurazione più dettagliata di HappyChef, quindi procedi un passo alla volta: una volta che è impostata bene, il servizio quotidiano diventa semplicissimo.

Suggerimento: Mantieni i nomi dei tavoli uguali a come li chiama già il tuo personale: rende l’assegnazione dei posti e i passaggi di consegna molto più veloci durante un servizio intenso.

Aggiungi una sala o una terrazza

Gestisci più spazi separatamente.

1. Apri l’editor del piano tavoli.
2. Crea una nuova area e dalle un nome.
3. Aggiungi i suoi tavoli e la sua capienza.
4. Imposta se è prenotabile online.
5. Salva.

Suggerimento: Contrassegna la terrazza come dipendente dal meteo così puoi chiuderla rapidamente.

Combina i tavoli per i gruppi numerosi

Sistema i gruppi che hanno bisogno di più di un tavolo.

1. Apri il piano tavoli durante il servizio.
2. Seleziona i tavoli da combinare.
3. Uniscili in un’unica sistemazione.
4. Assegna il gruppo numeroso al tavolo combinato.

Suggerimento: Imposta le regole di combinazione dei tavoli così il sistema può proporre automaticamente la disponibilità per i grandi gruppi.

Assegna i posti e segui gli ospiti durante il servizio

Mantieni una vista accurata e in tempo reale della tua sala.

1. Apri il piano tavoli di oggi.
2. Segna le prenotazioni come occupate quando gli ospiti arrivano.
3. Trascina i clienti senza prenotazione sui tavoli liberi.
4. Segna i tavoli come liberi quando gli ospiti se ne vanno.

Suggerimento: Segnare prontamente i tavoli come liberi li riapre per le prenotazioni successive.

Imposta la durata del pasto e i tempi di rotazione

Controlla per quanto tempo viene tenuto ogni tavolo.

1. Apri le Impostazioni e seleziona Disponibilità.
2. Imposta la durata media del pasto.
3. Varia facoltativamente la durata in base al numero di coperti o al turno.
4. Salva e rivedi gli slot proposti.

Suggerimento: Adatta le durate alla realtà: troppo brevi causano sovrapposizioni, troppo lunghe sprecano capienza.

Imposta i limiti di pacing

Distribuisci gli arrivi così la cucina non viene mai sopraffatta.

1. Apri le Impostazioni e seleziona Pacing.
2. Imposta il numero massimo di ospiti per finestra oraria.
3. Regolalo per turno se gli orari di punta differiscono.
4. Salva e prova visualizzando la tua pagina di prenotazione.

Suggerimento: Stringi il pacing attorno all’orario di apertura più affollato, poi allentalo più avanti nel servizio.

Blocca un turno o un giorno

Interrompi le prenotazioni per una chiusura o un evento privato.

1. Apri il calendario o le impostazioni di disponibilità.
2. Seleziona il giorno o il turno da bloccare.
3. Aggiungi un motivo se utile.
4. Salva: quegli slot scompaiono dalla prenotazione.

Suggerimento: Usa un blocco (non un’eliminazione) così il turno torna normale in seguito.

Inizia a vendere buoni regalo

Aggiungi una nuova fonte di ricavi che gli ospiti possono acquistare online.

1. Apri la sezione Buoni regalo.
2. Attiva la vendita online dei buoni regalo.
3. Scegli gli importi disponibili.
4. Scegli un design e aggiungi il tuo banner.
5. Salva e condividi o incorpora la pagina dei buoni regalo.

Suggerimento: Promuovi i buoni regalo nella tua conferma di prenotazione e nel periodo delle feste.

Riscatta un buono regalo

Accetta un buono regalo al ristorante.

1. Apri lo strumento di riscatto dei buoni regalo.
2. Scansiona il QR o inserisci il codice.
3. Verifica il saldo.
4. Applica l’importo e conferma.

Suggerimento: I riscatti parziali mantengono il saldo residuo sul buono per la volta successiva.

Configura il ritiro dei buoni regalo

Permetti agli ospiti di ritirare di persona un buono regalo fisico.

1. Apri le impostazioni dei tuoi orari di apertura.
2. Attiva il ritiro dei buoni regalo per ciascun servizio.
3. Imposta le finestre orarie di ritiro.
4. Salva.
5. Incorpora il flusso dei buoni regalo con ritiro nel tuo sito.

Suggerimento: Offri le finestre di ritiro durante le ore più tranquille così non si sovrappongono mai al servizio.

Personalizza il design del tuo buono regalo

Fai sì che i buoni regalo rispecchino il tuo brand.

1. Apri la sezione Buoni regalo.
2. Scegli un design di base.
3. Carica la tua immagine banner.
4. Scegli un tema colore per il flusso incorporato.
5. Salva e visualizza l’anteprima.

Suggerimento: Usa un’immagine banner ampia e di alta qualità per il risultato migliore.

Modifica il profilo del tuo ristorante

Mantieni aggiornati i tuoi dati pubblici.

1. Apri le Impostazioni e seleziona Profilo.
2. Aggiorna il nome, l’indirizzo e i recapiti.
3. Aggiungi una descrizione e delle foto.
4. Salva.

Suggerimento: Recapiti accurati riducono gli ospiti confusi e le telefonate.

Aggiungi membri del team

Dai al tuo personale l’accesso alla dashboard.

1. Apri le Impostazioni e seleziona Team.
2. Invita un membro del team via email.
3. Scegli il suo livello di accesso.
4. Accetta l’invito ed effettua l’accesso.

Suggerimento: Dai al personale di sala l’accesso di cui ha bisogno e riserva la fatturazione ai responsabili.

Cambia la lingua della tua dashboard

Lavora nella lingua che preferisci.

1. Apri il tuo profilo o le impostazioni.
2. Seleziona Lingua.
3. Scegli una delle 24 lingue disponibili.
4. Salva.

Suggerimento: La pagina di prenotazione degli ospiti si adatta automaticamente alla lingua di ciascun ospite.

Configura i messaggi agli ospiti

Controlla cosa ricevono gli ospiti e quando.

1. Apri le Impostazioni e seleziona Notifiche.
2. Attiva o disattiva conferme, promemoria e richieste di recensione.
3. Imposta la tempistica di ogni messaggio.
4. Modifica il testo se necessario.
5. Salva.

Suggerimento: Una richiesta di recensione dopo la visita fa crescere silenziosamente la tua reputazione online.

Riduci la capienza per un giorno

Gestisci un giorno con poco personale o speciale.

1. Apri il calendario.
2. Seleziona il giorno.
3. Abbassa la capienza o il pacing solo per quel giorno.
4. Salva: la capienza normale torna il giorno dopo.

Suggerimento: Fallo nel momento in cui scopri una carenza di personale per evitare l’overbooking.

Incorpora la pagina di prenotazione nel tuo sito web

Permetti agli ospiti di prenotare senza lasciare il tuo sito.

1. Apri la guida all’integrazione.
2. Copia il codice iframe della pagina di prenotazione.
3. Incollalo dove vuoi il modulo di prenotazione.
4. Regola la larghezza e l’altezza se necessario.
5. Pubblica la tua pagina.

Suggerimento: L’ID del tuo ristorante viene inserito automaticamente quando hai effettuato l’accesso.

Aggiungi il widget di prenotazione

Aggiungi un pulsante “Prenota” fluttuante a qualsiasi pagina.

1. Apri la guida all’integrazione.
2. Copia il tag script del widget.
3. Incollalo subito prima del tag di chiusura del body.
4. Scegli la posizione e il tema del pulsante tramite gli attributi.
5. Pubblica.

Suggerimento: Il widget funziona su qualsiasi costruttore di siti web che ti permette di aggiungere un tag script.

Incorpora il flusso dei buoni regalo

Vendi buoni regalo direttamente dal tuo sito web.

1. Apri la guida all’integrazione.
2. Copia il codice iframe del buono regalo.
3. Incollalo nella tua pagina dei buoni regalo.
4. Imposta l’altezza così l’intero modulo è visibile.
5. Pubblica.

Suggerimento: Collega la tua pagina dei buoni regalo dalle tue conferme di prenotazione per aumentare le vendite.

Testa la tua integrazione

Assicurati che tutto funzioni prima del lancio.

1. Apri la pagina in cui hai incorporato il codice.
2. Verifica che il modulo di prenotazione o dei buoni regalo si carichi.
3. Effettua una prenotazione o un acquisto di prova.
4. Conferma che compaia nella tua dashboard.

Suggerimento: Testa anche da mobile: la maggior parte degli ospiti prenota dal telefono.