Ohjeoppaat

Luo HappyChef-tilisi

Ota ravintolasi käyttöön, jotta voit alkaa ottaa vastaan varauksia.

1. Mene HappyChefin rekisteröitymissivulle ja syötä ravintolasi tiedot.
2. Vahvista sähköpostiosoitteesi.
3. Aseta ravintolasi nimi, osoite ja yhteystiedot.
4. Jatka asettamaan aukioloajat ja kapasiteetti.

Vinkki: Käytä samaa sähköpostia, jonka tarkistat päivittäin — tärkeät ilmoitukset menevät sinne.

Aseta aukioloajat

Määritä, milloin asiakkaat voivat varata, palvelu- ja päiväkohtaisesti.

1. Avaa Asetukset ja valitse Aukioloajat.
2. Lisää ajat jokaiselle palvelulle (aamiainen, lounas, illallinen).
3. Aseta tarvittaessa eri ajat eri viikonpäiville.
4. Lisää poikkeuksia juhlapäiville tai kiinnipäiville.
5. Tallenna muutoksesi.

Vinkki: Vuoron sulkeminen tilapäisesti on parempi kuin sen poistaminen — asetuksesi pysyvät ennallaan.

Aseta kapasiteettisi

Kerro HappyChefille, kuinka monta asiakasta voit istuttaa, jotta saatavuus on tarkka.

1. Avaa Asetukset ja valitse Kapasiteetti.
2. Syötä ravintolan kokonaisasiakaspaikkamäärä.
3. Aseta aluekohtainen kapasiteetti, jos sinulla on useita tiloja.
4. Aseta halutessasi seurueen enimmäiskoko verkossa.
5. Tallenna.

Vinkki: Aloita hieman varovaisesti ja lisää kapasiteettia, kun näet, miten palvelut täyttyvät.

Jaa varauslinkkisi

Ala ottaa vastaan varauksia ilman verkkosivustoakin.

1. Avaa varaussivusi hallintapaneelista.
2. Kopioi varauslinkkisi.
3. Lisää se Google-profiiliisi, Instagramiin ja Facebookiin.
4. Lisää "Varaa"-painike verkkosivustollesi, jos sinulla on sellainen.

Vinkki: Kiinnitä linkki sosiaalisen median bioihisi, jotta asiakkaat löytävät sen aina.

Lisää varaus käsin

Kirjaa puhelinvaraus tai paikan päälle tuleva sekunneissa.

1. Napsauta Uusi varaus hallintapaneelissa.
2. Syötä päivämäärä, kellonaika ja seurueen koko.
3. Lisää asiakkaan nimi ja yhteystiedot.
4. Sijoita pöytä tai anna HappyChefin ehdottaa sopivaa.
5. Tallenna varaus.

Vinkki: Tallenna asiakkaan puhelinnumero, jotta muistutukset tavoittavat hänet.

Muokkaa tai siirrä varaus

Muuta kellonaikaa, seurueen kokoa tai pöytää.

1. Avaa varaus listalta tai pöytäkartasta.
2. Päivitä päivämäärä, kellonaika tai seurueen koko.
3. Vedä se tarvittaessa toiseen pöytään.
4. Tallenna — asiakkaalle ilmoitetaan automaattisesti.

Vinkki: Varauksen siirtäminen pöytäkartassa pitää salinäkymäsi ajan tasalla.

Peruuta varaus

Vapauta pöytä ja ilmoita asiakkaalle.

1. Avaa varaus.
2. Valitse Peruuta.
3. Lisää halutessasi syy.
4. Vahvista — aikaikkuna avautuu muille asiakkaille.

Vinkki: Jos asiakas saattaa varata uudelleen, ehdota toista aikaikkunaa ennen peruuttamista.

Ota käyttöön vahvistukset ja muistutukset

Vähennä peruuttamatta jääneitä varauksia automaattisilla viesteillä.

1. Avaa Asetukset ja valitse Ilmoitukset.
2. Ota käyttöön vahvistusviestit varauksen yhteydessä.
3. Ota käyttöön muistutus ennen varausta.
4. Aseta ajoitus ja sanamuoto.
5. Tallenna.

Vinkki: Muutamaa tuntia ennen palvelua lähetetty muistutus on tehokkain yksittäinen keino vähentää peruuttamatta jääneitä varauksia.

Vaadi ennakkomaksu tai korttitakaus

Suojaa kysytyt vuorot peruuttamatta jääneiltä varauksilta.

1. Avaa Asetukset ja valitse no-show-käytäntösi.
2. Valitse ennakkomaksu tai korttitakaus.
3. Valitse, mihin vuoroihin, päiviin tai seurueen kokoihin sitä sovelletaan.
4. Aseta summa ja ehdot.
5. Tallenna.

Vinkki: Sovella takauksia vain ruuhkaisimpiin vuoroihin, jottet karkota satunnaisia varauksia.

Käytä jonotuslistaa

Tallenna kysyntä, kun olet täyteen varattu.

1. Ota jonotuslista käyttöön asetuksissa.
2. Kun aikaikkuna on täynnä, asiakkaat voivat liittyä jonotuslistalle.
3. Kun pöytä vapautuu, tarjoa se jonossa oleville asiakkaille.
4. Vahvista asiakas ja sijoita hänet pöytään.

Vinkki: Tarkista jonotuslista ennen vuoron varausten sulkemista — saatat täyttää viime hetken aukot.

Rakenna ja käytä pöytäkarttaasi

Pöytäkartta on salinhallinnan sydän: visuaalinen kartta, joka peilaa oikeaa ravintolaasi ja näyttää reaaliajassa, mitkä pöydät ovat vapaita, varattuja tai käytössä. Tämä opas opastaa sinut rakentamaan sen tyhjästä, järjestämään sen alueisiin ja käyttämään sitä päivittäin. Tämä on HappyChefin yksityiskohtaisin käyttöönotto, joten etene vaihe kerrallaan — kun se on kunnossa, päivittäinen palvelu sujuu vaivattomasti.

Vinkki: Pidä pöytien nimet samoina kuin mitä henkilökuntasi niitä jo kutsuu — se tekee sijoittamisesta ja vuoronvaihdoista paljon nopeampaa kiireisessä palvelussa.

Lisää tila tai terassi

Hallitse useita tiloja erikseen.

1. Avaa pöytäkarttaeditori.
2. Luo uusi alue ja nimeä se.
3. Lisää sen pöydät ja kapasiteetti.
4. Aseta, onko se varattavissa verkossa.
5. Tallenna.

Vinkki: Merkitse terassi säästä riippuvaiseksi, jotta voit sulkea sen nopeasti.

Yhdistä pöydät suurille seurueille

Sijoita ryhmät, jotka tarvitsevat enemmän kuin yhden pöydän.

1. Avaa pöytäkartta palvelun aikana.
2. Valitse yhdistettävät pöydät.
3. Yhdistä ne yhdeksi istumapaikaksi.
4. Sijoita suuri seurue yhdistettyyn pöytään.

Vinkki: Aseta pöytäyhdistelmäsäännöt, jotta järjestelmä voi tarjota suurten ryhmien saatavuutta automaattisesti.

Sijoita ja seuraa asiakkaita palvelun aikana

Pidä salistasi tarkka reaaliaikainen näkymä.

1. Avaa tämän päivän pöytäkartta.
2. Merkitse varaukset istutetuiksi asiakkaiden saapuessa.
3. Vedä paikan päälle tulevat vapaisiin pöytiin.
4. Merkitse pöydät valmiiksi, kun asiakkaat lähtevät.

Vinkki: Pöytien merkitseminen valmiiksi ripeästi avaa ne uudelleen myöhemmille varauksille.

Aseta ruokailuaika ja pöydän kiertoajat

Hallitse, kuinka kauan kukin pöytä on varattuna.

1. Avaa Asetukset ja valitse Saatavuus.
2. Aseta keskimääräinen ruokailuaika.
3. Vaihtele halutessasi kestoa seurueen koon tai vuoron mukaan.
4. Tallenna ja tarkista tarjotut aikaikkunat.

Vinkki: Sovita kestot todellisuuteen — liian lyhyt aiheuttaa päällekkäisyyksiä, liian pitkä tuhlaa kapasiteettia.

Aseta tahditusrajat

Jaa saapumiset, jottei keittiö koskaan ylikuormitu.

1. Avaa Asetukset ja valitse Tahditus.
2. Aseta asiakkaiden enimmäismäärä aikaikkunaa kohden.
3. Säädä vuorokohtaisesti, jos ruuhka-ajat eroavat.
4. Tallenna ja testaa katsomalla varaussivuasi.

Vinkki: Kiristä tahditusta vilkkaimman avausajan ympärillä ja löysää sitä myöhemmin palvelussa.

Estä vuoro tai päivä

Pysäytä varaukset kiinniolon tai yksityistilaisuuden ajaksi.

1. Avaa kalenteri tai saatavuusasetukset.
2. Valitse estettävä päivä tai vuoro.
3. Lisää syy, jos siitä on hyötyä.
4. Tallenna — kyseiset aikaikkunat katoavat varauksesta.

Vinkki: Käytä estoa (älä poistoa), jotta vuoro palaa normaaliksi sen jälkeen.

Aloita lahjakorttien myynti

Lisää uusi tulonlähde, jonka asiakkaat voivat ostaa verkossa.

1. Avaa Lahjakortit-osio.
2. Ota lahjakorttien verkkomyynti käyttöön.
3. Valitse saatavilla olevat summat.
4. Valitse ulkoasu ja lisää bannerisi.
5. Tallenna ja jaa tai upota lahjakorttisivu.

Vinkki: Mainosta lahjakortteja varausvahvistuksessasi ja juhlapyhien aikaan.

Lunasta lahjakortti

Hyväksy lahjakortti ravintolassa.

1. Avaa lahjakortin lunastustyökalu.
2. Skannaa QR-koodi tai syötä koodi.
3. Tarkista saldo.
4. Käytä summa ja vahvista.

Vinkki: Osittaiset lunastukset säilyttävät jäljellä olevan saldon kortilla seuraavaa kertaa varten.

Ota käyttöön lahjakortin nouto

Anna asiakkaiden noutaa fyysinen lahjakortti henkilökohtaisesti.

1. Avaa aukioloaika-asetuksesi.
2. Ota lahjakortin nouto käyttöön palvelukohtaisesti.
3. Aseta noutoaikaikkunat.
4. Tallenna.
5. Upota noudettavan lahjakortin toiminto sivustollesi.

Vinkki: Tarjoa noutoaikoja hiljaisempina tunteina, jotta ne eivät koskaan törmää palveluun.

Muokkaa lahjakortin ulkoasua

Sovita lahjakortit brändiisi.

1. Avaa Lahjakortit-osio.
2. Valitse pohjaulkoasu.
3. Lataa oma bannerikuvasi.
4. Valitse väriteema upotetulle toiminnolle.
5. Tallenna ja esikatsele.

Vinkki: Käytä korkealaatuista, leveää bannerikuvaa parhaan tuloksen saamiseksi.

Muokkaa ravintolaprofiiliasi

Pidä julkiset tietosi ajan tasalla.

1. Avaa Asetukset ja valitse Profiili.
2. Päivitä nimesi, osoitteesi ja yhteystietosi.
3. Lisää kuvaus ja valokuvia.
4. Tallenna.

Vinkki: Tarkat yhteystiedot vähentävät hämmentyneitä asiakkaita ja puheluita.

Lisää tiimin jäseniä

Anna henkilökunnallesi pääsy hallintapaneeliin.

1. Avaa Asetukset ja valitse Tiimi.
2. Kutsu tiimin jäsen sähköpostitse.
3. Valitse hänen käyttöoikeustasonsa.
4. Hän hyväksyy kutsun ja kirjautuu sisään.

Vinkki: Anna salihenkilökunnalle tarvitsemansa käyttöoikeudet ja pidä laskutus esihenkilöillä.

Vaihda hallintapaneelin kieli

Työskentele haluamallasi kielellä.

1. Avaa profiilisi tai asetuksesi.
2. Valitse Kieli.
3. Valitse jokin 24 saatavilla olevasta kielestä.
4. Tallenna.

Vinkki: Asiakkaan varaussivu mukautuu automaattisesti kunkin asiakkaan kieleen.

Määritä asiakasviestit

Hallitse, mitä asiakkaat saavat ja milloin.

1. Avaa Asetukset ja valitse Ilmoitukset.
2. Kytke vahvistukset, muistutukset ja arvostelupyynnöt päälle tai pois.
3. Aseta ajoitus jokaiselle viestille.
4. Säädä sanamuotoa tarvittaessa.
5. Tallenna.

Vinkki: Käynnin jälkeinen arvostelupyyntö kasvattaa hiljalleen verkkomainettasi.

Vähennä kapasiteettia yhdeksi päiväksi

Käsittele vähemmistöhenkilökunnan tai erityispäivän tilanne.

1. Avaa kalenteri.
2. Valitse päivä.
3. Laske kapasiteettia tai tahditusta vain kyseiselle päivälle.
4. Tallenna — normaali kapasiteetti palaa seuraavana päivänä.

Vinkki: Tee tämä heti, kun tiedät henkilöstövajeesta, jotta vältät ylivaraukset.

Upota varaussivu verkkosivustollesi

Anna asiakkaiden varata poistumatta sivustoltasi.

1. Avaa integrointiopas.
2. Kopioi varaussivun iframe-koodi.
3. Liitä se kohtaan, johon haluat varauslomakkeen.
4. Säädä leveyttä ja korkeutta tarvittaessa.
5. Julkaise sivusi.

Vinkki: Ravintolasi tunnus täytetään automaattisesti, kun olet kirjautuneena.

Lisää varauswidget

Lisää kelluva "Varaa"-painike mille tahansa sivulle.

1. Avaa integrointiopas.
2. Kopioi widgetin script-tagi.
3. Liitä se juuri ennen sulkevaa body-tagia.
4. Valitse painikkeen sijainti ja teema attribuuttien avulla.
5. Julkaise.

Vinkki: Widget toimii millä tahansa sivustonrakentajalla, joka antaa lisätä script-tagin.

Upota lahjakorttitoiminto

Myy lahjakortteja suoraan verkkosivustoltasi.

1. Avaa integrointiopas.
2. Kopioi lahjakortin iframe-koodi.
3. Liitä se lahjakorttisivullesi.
4. Aseta korkeus niin, että koko lomake näkyy.
5. Julkaise.

Vinkki: Linkitä lahjakorttisivullesi varausvahvistuksistasi myynnin kasvattamiseksi.

Testaa integraatiosi

Varmista, että kaikki toimii ennen julkaisua.

1. Avaa sivu, johon upotit koodin.
2. Tarkista, että varaus- tai lahjakorttilomake latautuu.
3. Tee testivaraus tai -osto.
4. Vahvista, että se näkyy hallintapaneelissasi.

Vinkki: Testaa myös mobiililaitteella — useimmat asiakkaat varaavat puhelimellaan.