Guides pratiques

Créez votre compte HappyChef

Configurez votre restaurant pour pouvoir commencer à prendre des réservations.

1. Rendez-vous sur la page d'inscription de HappyChef et saisissez les informations de votre restaurant.
2. Confirmez votre adresse e-mail.
3. Renseignez le nom, l’adresse et les coordonnées de votre restaurant.
4. Poursuivez en configurant vos heures d'ouverture et votre capacité.

Astuce: Utilisez l'adresse e-mail que vous consultez chaque jour — les notifications importantes y sont envoyées.

Définissez vos heures d'ouverture

Déterminez quand les clients peuvent réserver, par service et par jour.

1. Ouvrez les Réglages et sélectionnez Heures d'ouverture.
2. Ajoutez des horaires pour chaque service (petit-déjeuner, déjeuner, dîner).
3. Définissez des horaires différents par jour de la semaine si nécessaire.
4. Ajoutez des exceptions pour les jours fériés ou les jours de fermeture.
5. Enregistrez vos modifications.

Astuce: Fermer temporairement un service vaut mieux que le supprimer — vos réglages restent intacts.

Définissez votre capacité

Indiquez à HappyChef combien de clients vous pouvez accueillir pour que la disponibilité soit exacte.

1. Ouvrez les Réglages et sélectionnez Capacité.
2. Saisissez le nombre total de couverts du restaurant.
3. Définissez la capacité par zone si vous avez plusieurs salles.
4. Définissez éventuellement une taille de groupe maximale en ligne.
5. Enregistrez.

Astuce: Commencez de façon un peu prudente et augmentez la capacité une fois que vous voyez comment les services se remplissent.

Partagez votre lien de réservation

Commencez à prendre des réservations, même sans site web.

1. Ouvrez votre page de réservation depuis le tableau de bord.
2. Copiez votre lien de réservation.
3. Ajoutez-le à votre profil Google, Instagram et Facebook.
4. Ajoutez un bouton « Réserver » à votre site web si vous en avez un.

Astuce: Épinglez le lien dans vos bios sur les réseaux sociaux pour que les clients le retrouvent toujours.

Ajoutez une réservation manuellement

Enregistrez une réservation téléphonique ou un client sans réservation en quelques secondes.

1. Cliquez sur Nouvelle réservation dans le tableau de bord.
2. Saisissez la date, l'heure et le nombre de convives.
3. Ajoutez le nom et les coordonnées du client.
4. Attribuez une table ou laissez HappyChef en proposer une.
5. Enregistrez la réservation.

Astuce: Enregistrez le numéro de téléphone du client pour que les rappels puissent lui parvenir.

Modifiez ou déplacez une réservation

Changez l'heure, le nombre de convives ou la table.

1. Ouvrez la réservation depuis la liste ou le plan de salle.
2. Mettez à jour la date, l'heure ou le nombre de convives.
3. Glissez-la sur une autre table si nécessaire.
4. Enregistrez — le client est averti automatiquement.

Astuce: Déplacer une réservation sur le plan de salle garde votre vue de la salle exacte.

Annulez une réservation

Libérez la table et avertissez le client.

1. Ouvrez la réservation.
2. Choisissez Annuler.
3. Ajoutez éventuellement un motif.
4. Confirmez — le créneau se rouvre pour les autres clients.

Astuce: Si un client peut être amené à réserver de nouveau, proposez-lui un autre créneau avant d'annuler.

Configurez les confirmations et les rappels

Réduisez les absences grâce à des messages automatiques.

1. Ouvrez les Réglages et sélectionnez Notifications.
2. Activez les messages de confirmation à la réservation.
3. Activez un rappel avant la réservation.
4. Réglez le moment et la formulation.
5. Enregistrez.

Astuce: Un rappel quelques heures avant le service est le moyen le plus efficace de réduire les absences.

Exigez un acompte ou une garantie par carte

Protégez les services très demandés contre les absences.

1. Ouvrez les Réglages et sélectionnez votre politique d'absence.
2. Choisissez acompte ou garantie par carte.
3. Indiquez à quels services, jours ou tailles de groupe cela s'applique.
4. Définissez le montant et les conditions.
5. Enregistrez.

Astuce: Appliquez les garanties uniquement aux services de pointe pour ne pas décourager les réservations occasionnelles.

Utilisez la liste d'attente

Captez la demande lorsque vous êtes complet.

1. Activez la liste d'attente dans les réglages.
2. Lorsqu'un créneau est complet, les clients peuvent s'inscrire sur la liste d'attente.
3. Lorsqu'une table se libère, proposez-la aux clients de la liste d'attente.
4. Confirmez le client et installez-le.

Astuce: Consultez la liste d'attente avant de fermer les réservations d'un service — vous comblerez peut-être des trous de dernière minute.

Construisez et utilisez votre plan de salle

Le plan de salle est le cœur de la gestion de votre salle : une carte visuelle qui reflète votre vrai restaurant et indique, en temps réel, quelles tables sont libres, réservées ou occupées. Ce guide vous accompagne pour le construire de zéro, l'organiser en zones et l'utiliser au quotidien. C'est la configuration la plus détaillée de HappyChef, alors procédez étape par étape — une fois bien réglé, le service quotidien devient un jeu d'enfant.

Astuce: Gardez des noms de tables identiques à ceux que votre personnel utilise déjà — cela rend le placement et les transmissions bien plus rapides pendant un service chargé.

Ajoutez une salle ou une terrasse

Gérez plusieurs espaces séparément.

1. Ouvrez l'éditeur de plan de salle.
2. Créez une nouvelle zone et nommez-la.
3. Ajoutez ses tables et sa capacité.
4. Indiquez si elle est réservable en ligne.
5. Enregistrez.

Astuce: Marquez la terrasse comme dépendante de la météo pour pouvoir la fermer rapidement.

Combinez des tables pour les grands groupes

Installez les groupes qui ont besoin de plus d'une table.

1. Ouvrez le plan de salle pendant le service.
2. Sélectionnez les tables à combiner.
3. Fusionnez-les en une seule installation.
4. Attribuez le grand groupe à la table combinée.

Astuce: Définissez des règles de combinaison de tables pour que le système puisse proposer automatiquement la disponibilité des grands groupes.

Installez et suivez les clients pendant le service

Gardez une vue en direct exacte de votre salle.

1. Ouvrez le plan de salle du jour.
2. Marquez les réservations comme installées à l’arrivée des clients.
3. Glissez les clients sans réservation sur les tables libres.
4. Marquez les tables comme terminées lorsque les clients partent.

Astuce: Marquer rapidement les tables comme terminées les rend de nouveau disponibles pour les réservations ultérieures.

Définissez la durée du repas et les temps de rotation

Contrôlez combien de temps chaque table est bloquée.

1. Ouvrez les Réglages et sélectionnez Disponibilité.
2. Définissez la durée moyenne du repas.
3. Faites éventuellement varier la durée selon la taille du groupe ou le service.
4. Enregistrez et vérifiez les créneaux proposés.

Astuce: Calez les durées sur la réalité — trop court provoque des chevauchements, trop long gaspille de la capacité.

Définissez les limites de cadence

Étalez les arrivées pour que la cuisine ne soit jamais débordée.

1. Ouvrez les Réglages et sélectionnez Cadence.
2. Définissez le nombre maximal de clients par fenêtre horaire.
3. Ajustez par service si les heures de pointe diffèrent.
4. Enregistrez et testez en consultant votre page de réservation.

Astuce: Resserrez la cadence autour de votre ouverture la plus chargée, puis assouplissez-la plus tard dans le service.

Bloquez un service ou une journée

Arrêtez les réservations pour une fermeture ou un événement privé.

1. Ouvrez le calendrier ou les réglages de disponibilité.
2. Sélectionnez la journée ou le service à bloquer.
3. Ajoutez un motif si utile.
4. Enregistrez — ces créneaux disparaissent de la réservation.

Astuce: Utilisez un blocage (et non une suppression) pour que le service revienne ensuite à la normale.

Commencez à vendre des cartes cadeaux

Ajoutez une nouvelle source de revenus que les clients achètent en ligne.

1. Ouvrez la rubrique Cartes cadeaux.
2. Activez la vente en ligne de cartes cadeaux.
3. Choisissez les montants disponibles.
4. Choisissez un design et ajoutez votre bannière.
5. Enregistrez puis partagez ou intégrez la page des cartes cadeaux.

Astuce: Promouvez les cartes cadeaux sur votre confirmation de réservation et pendant les fêtes.

Utilisez une carte cadeau

Acceptez une carte cadeau au restaurant.

1. Ouvrez l'outil d'utilisation des cartes cadeaux.
2. Scannez le QR ou saisissez le code.
3. Vérifiez le solde.
4. Appliquez le montant et confirmez.

Astuce: Les utilisations partielles conservent le solde restant sur la carte pour la prochaine fois.

Configurez le retrait de cartes cadeaux (take-away)

Permettez aux clients de récupérer une carte cadeau physique en personne.

1. Ouvrez vos réglages d'heures d'ouverture.
2. Activez le retrait de cartes cadeaux par service.
3. Définissez les plages de retrait.
4. Enregistrez.
5. Intégrez le parcours de retrait de carte cadeau sur votre site.

Astuce: Proposez des plages de retrait pendant les heures plus calmes pour ne jamais empiéter sur le service.

Personnalisez le design de votre carte cadeau

Faites correspondre les cartes cadeaux à votre marque.

1. Ouvrez la rubrique Cartes cadeaux.
2. Choisissez un design de base.
3. Téléversez votre propre image de bannière.
4. Choisissez un thème de couleurs pour le parcours intégré.
5. Enregistrez et prévisualisez.

Astuce: Utilisez une image de bannière large et de haute qualité pour un meilleur résultat.

Modifiez le profil de votre restaurant

Gardez vos informations publiques à jour.

1. Ouvrez les Réglages et sélectionnez Profil.
2. Mettez à jour votre nom, votre adresse et vos coordonnées.
3. Ajoutez une description et des photos.
4. Enregistrez.

Astuce: Des coordonnées exactes réduisent les clients désorientés et les appels téléphoniques.

Ajoutez des membres d’équipe

Donnez à votre personnel l’accès au tableau de bord.

1. Ouvrez les Réglages et sélectionnez Équipe.
2. Invitez un membre d’équipe par e-mail.
3. Choisissez son niveau d'accès.
4. Il accepte l'invitation et se connecte.

Astuce: Donnez à l'équipe de salle l'accès dont elle a besoin et réservez la facturation aux managers.

Changez la langue de votre tableau de bord

Travaillez dans la langue que vous préférez.

1. Ouvrez votre profil ou vos réglages.
2. Sélectionnez Langue.
3. Choisissez l’une des 24 langues disponibles.
4. Enregistrez.

Astuce: La page de réservation s’adapte automatiquement à la langue de chaque client.

Configurez les messages aux clients

Contrôlez ce que les clients reçoivent et quand.

1. Ouvrez les Réglages et sélectionnez Notifications.
2. Activez ou désactivez les confirmations, les rappels et les demandes d'avis.
3. Réglez le moment de chaque message.
4. Ajustez la formulation si nécessaire.
5. Enregistrez.

Astuce: Une demande d'avis après la visite fait discrètement grandir votre réputation en ligne.

Réduisez la capacité pour une seule journée

Gérez une journée en sous-effectif ou particulière.

1. Ouvrez le calendrier.
2. Sélectionnez la journée.
3. Réduisez la capacité ou la cadence pour cette journée uniquement.
4. Enregistrez — la capacité normale revient le lendemain.

Astuce: Faites-le dès que vous savez qu'il y aura un manque de personnel, pour éviter la surréservation.

Intégrez la page de réservation sur votre site web

Laissez les clients réserver sans quitter votre site.

1. Ouvrez le guide d'intégration.
2. Copiez le code iframe de la page de réservation.
3. Collez-le là où vous voulez le formulaire de réservation.
4. Ajustez la largeur et la hauteur si nécessaire.
5. Publiez votre page.

Astuce: L'identifiant de votre restaurant est rempli automatiquement lorsque vous êtes connecté.

Ajoutez le widget de réservation

Ajoutez un bouton « Réserver » flottant à n’importe quelle page.

1. Ouvrez le guide d'intégration.
2. Copiez la balise script du widget.
3. Collez-la juste avant la balise body de fermeture.
4. Choisissez la position du bouton et le thème via les attributs.
5. Publiez.

Astuce: Le widget fonctionne sur tout constructeur de site web qui vous permet d'ajouter une balise script.

Intégrez le parcours de carte cadeau

Vendez des cartes cadeaux directement depuis votre site web.

1. Ouvrez le guide d'intégration.
2. Copiez le code iframe de la carte cadeau.
3. Collez-le sur votre page de cartes cadeaux.
4. Réglez la hauteur pour que tout le formulaire soit visible.
5. Publiez.

Astuce: Renvoyez vers votre page de cartes cadeaux depuis vos confirmations de réservation pour stimuler les ventes.

Testez votre intégration

Assurez-vous que tout fonctionne avant de lancer.

1. Ouvrez la page où vous avez intégré le code.
2. Vérifiez que le formulaire de réservation ou de carte cadeau se charge.
3. Effectuez une réservation ou un achat de test.
4. Vérifiez qu’il apparaît dans votre tableau de bord.

Astuce: Testez aussi sur mobile — la plupart des clients réservent depuis leur téléphone.