How-to-gidsen

Maak je HappyChef-account aan

Stel je restaurant in zodat je reserveringen kunt beginnen aannemen.

1. Ga naar de aanmeldpagina van HappyChef en voer je restaurantgegevens in.
2. Bevestig je e-mailadres.
3. Stel je restaurantnaam, adres en contactgegevens in.
4. Ga verder met het instellen van je openingsuren en capaciteit.

Tip: Gebruik het e-mailadres dat je dagelijks bekijkt — belangrijke meldingen gaan daarheen.

Stel je openingsuren in

Bepaal wanneer gasten kunnen boeken, per service en per dag.

1. Open Instellingen en selecteer Openingsuren.
2. Voeg uren toe voor elke service (ontbijt, lunch, diner).
3. Stel waar nodig per weekdag andere uren in.
4. Voeg uitzonderingen toe voor feestdagen of sluitingsdagen.
5. Sla je wijzigingen op.

Tip: Een shift tijdelijk sluiten is beter dan verwijderen — je instellingen blijven intact.

Stel je capaciteit in

Vertel HappyChef hoeveel gasten je kunt plaatsen, zodat de beschikbaarheid klopt.

1. Open Instellingen en selecteer Capaciteit.
2. Voer je totale couverts voor het restaurant in.
3. Stel de capaciteit per zone in als je meerdere zalen hebt.
4. Stel eventueel een maximale online groepsgrootte in.
5. Sla op.

Tip: Begin iets voorzichtig en verhoog de capaciteit zodra je ziet hoe services vollopen.

Deel je boekingslink

Begin reserveringen aan te nemen, zelfs zonder website.

1. Open je boekingspagina vanuit het dashboard.
2. Kopieer je boekingslink.
3. Voeg hem toe aan je Google-profiel, Instagram en Facebook.
4. Voeg een “Reserveer”-knop toe aan je website als je die hebt.

Tip: Pin de link in je sociale bio’s zodat gasten hem altijd terugvinden.

Voeg een reservering handmatig toe

Noteer een telefonische boeking of walk-in in enkele seconden.

1. Klik op Nieuwe reservering in het dashboard.
2. Voer de datum, tijd en groepsgrootte in.
3. Voeg de naam en contactgegevens van de gast toe.
4. Wijs een tafel toe of laat HappyChef er een voorstellen.
5. Sla de reservering op.

Tip: Bewaar het telefoonnummer van de gast zodat herinneringen hem kunnen bereiken.

Bewerk of verplaats een reservering

Wijzig de tijd, groepsgrootte of tafel.

1. Open de reservering vanuit de lijst of het tafelplan.
2. Pas de datum, tijd of groepsgrootte aan.
3. Sleep hem naar een andere tafel indien nodig.
4. Sla op — de gast wordt automatisch verwittigd.

Tip: Een reservering verplaatsen op het tafelplan houdt je zaaloverzicht accuraat.

Annuleer een reservering

Maak de tafel vrij en verwittig de gast.

1. Open de reservering.
2. Kies Annuleren.
3. Voeg eventueel een reden toe.
4. Bevestig — het slot komt weer vrij voor andere gasten.

Tip: Als een gast misschien herboekt, stel dan een ander slot voor vóór je annuleert.

Stel bevestigingen en herinneringen in

Verminder no-shows met automatische berichten.

1. Open Instellingen en selecteer Meldingen.
2. Zet bevestigingsberichten bij boeking aan.
3. Zet een herinnering vóór de reservering aan.
4. Stel de timing en bewoording in.
5. Sla op.

Tip: Een herinnering enkele uren voor de service is de meest effectieve manier om no-shows te verminderen.

Vraag een voorschot of kaartgarantie

Bescherm shiften met hoge vraag tegen no-shows.

1. Open Instellingen en selecteer je no-showbeleid.
2. Kies voorschot of kaartgarantie.
3. Bepaal voor welke shiften, dagen of groepsgroottes het geldt.
4. Stel het bedrag en de voorwaarden in.
5. Sla op.

Tip: Pas garanties enkel toe op piekshiften om losse boekingen niet af te schrikken.

Gebruik de wachtlijst

Vang de vraag op wanneer je volgeboekt bent.

1. Zet de wachtlijst aan in de instellingen.
2. Wanneer een slot vol is, kunnen gasten op de wachtlijst.
3. Wanneer een tafel vrijkomt, bied je hem aan wachtlijstgasten aan.
4. Bevestig de gast en zet hem aan tafel.

Tip: Bekijk de wachtlijst voor je reserveringen voor een shift sluit — je vult misschien laatste gaten.

Bouw en gebruik je tafelplan

Het tafelplan is het hart van je zaalbeheer: een visuele plattegrond die je echte restaurant weerspiegelt en in realtime toont welke tafels vrij, gereserveerd of bezet zijn. Deze gids leidt je door het opbouwen vanaf nul, het indelen in zones en het dagelijks gebruik. Het is de meest uitgebreide instelling in HappyChef, dus neem het stap voor stap — eens het juist staat, wordt de dagelijkse service moeiteloos.

Tip: Houd tafelnamen gelijk aan wat je personeel al gebruikt — dat maakt het plaatsen en overdragen tijdens een drukke service veel sneller.

Voeg een zaal of terras toe

Beheer meerdere ruimtes apart.

1. Open de tafelplan-editor.
2. Maak een nieuwe zone aan en geef ze een naam.
3. Voeg de tafels en capaciteit toe.
4. Stel in of ze online boekbaar is.
5. Sla op.

Tip: Markeer het terras als weersafhankelijk zodat je het snel kunt sluiten.

Combineer tafels voor grote groepen

Plaats groepen die meer dan één tafel nodig hebben.

1. Open het tafelplan tijdens de service.
2. Selecteer de tafels om te combineren.
3. Voeg ze samen tot één zitplaats.
4. Wijs de grote groep toe aan de gecombineerde tafel.

Tip: Stel combinatieregels in zodat het systeem automatisch beschikbaarheid voor grote groepen kan aanbieden.

Plaats en volg gasten tijdens de service

Houd een accuraat live overzicht van je zaal.

1. Open het tafelplan van vandaag.
2. Markeer reserveringen als gezeten wanneer gasten arriveren.
3. Sleep walk-ins op vrije tafels.
4. Markeer tafels als afgerond wanneer gasten vertrekken.

Tip: Tafels snel als afgerond markeren maakt ze weer beschikbaar voor latere boekingen.

Stel eetduur en draaitijden in

Bepaal hoelang elke tafel wordt vastgehouden.

1. Open Instellingen en selecteer Beschikbaarheid.
2. Stel de gemiddelde eetduur in.
3. Varieer de duur eventueel per groepsgrootte of shift.
4. Sla op en bekijk je aangeboden slots.

Tip: Stem de duur af op de realiteit — te kort geeft overlap, te lang verspilt capaciteit.

Stel pacinglimieten in

Spreid aankomsten zodat de keuken nooit overbelast raakt.

1. Open Instellingen en selecteer Pacing.
2. Stel het maximum aantal gasten per tijdvenster in.
3. Pas aan per shift als de piekmomenten verschillen.
4. Sla op en test via je boekingspagina.

Tip: Verstrak de pacing rond je drukste openingsmoment en versoepel ze later in de service.

Blokkeer een shift of dag

Stop boekingen voor een sluiting of privé-evenement.

1. Open de kalender of beschikbaarheidsinstellingen.
2. Selecteer de dag of shift om te blokkeren.
3. Voeg een reden toe indien nuttig.
4. Sla op — die slots verdwijnen uit de boeking.

Tip: Gebruik een blokkering (geen verwijdering) zodat de shift daarna weer normaal werkt.

Begin met cadeaubonnen verkopen

Voeg een nieuwe inkomstenstroom toe die gasten online kopen.

1. Open het onderdeel Cadeaubonnen.
2. Zet online verkoop van cadeaubonnen aan.
3. Kies de beschikbare bedragen.
4. Kies een ontwerp en voeg je banner toe.
5. Sla op en deel of sluit de cadeaubonpagina in.

Tip: Promoot cadeaubonnen op je boekingsbevestiging en rond de feestdagen.

Verzilver een cadeaubon

Aanvaard een cadeaubon in het restaurant.

1. Open de tool om cadeaubonnen te verzilveren.
2. Scan de QR-code of voer de code in.
3. Controleer het saldo.
4. Pas het bedrag toe en bevestig.

Tip: Bij gedeeltelijk verzilveren blijft het resterende saldo op de bon voor de volgende keer.

Stel cadeaubon-afhaling (take-away) in

Laat gasten een fysieke cadeaubon persoonlijk ophalen.

1. Open je instellingen voor openingsuren.
2. Zet cadeaubon-afhaling per service aan.
3. Stel de afhaalmomenten in.
4. Sla op.
5. Sluit de afhaal-cadeaubonflow in op je site.

Tip: Bied afhaalmomenten tijdens rustigere uren aan zodat het nooit botst met de service.

Pas je cadeaubonontwerp aan

Laat cadeaubonnen bij je merk passen.

1. Open het onderdeel Cadeaubonnen.
2. Kies een basisontwerp.
3. Upload je eigen bannerafbeelding.
4. Kies een kleurthema voor de ingesloten flow.
5. Sla op en bekijk het voorbeeld.

Tip: Gebruik een brede bannerafbeelding van hoge kwaliteit voor het beste resultaat.

Bewerk je restaurantprofiel

Houd je publieke gegevens up-to-date.

1. Open Instellingen en selecteer Profiel.
2. Werk je naam, adres en contactgegevens bij.
3. Voeg een beschrijving en foto’s toe.
4. Sla op.

Tip: Correcte contactgegevens verminderen verwarde gasten en telefoontjes.

Voeg teamleden toe

Geef je personeel toegang tot het dashboard.

1. Open Instellingen en selecteer Team.
2. Nodig een teamlid uit via e-mail.
3. Kies hun toegangsniveau.
4. Ze aanvaarden de uitnodiging en loggen in.

Tip: Geef de zaal de toegang die ze nodig hebben en houd facturatie bij de managers.

Wijzig je dashboardtaal

Werk in de taal die jij verkiest.

1. Open je profiel of instellingen.
2. Selecteer Taal.
3. Kies een van de 24 beschikbare talen.
4. Sla op.

Tip: De boekingspagina past zich automatisch aan de taal van elke gast aan.

Configureer gastberichten

Bepaal wat gasten ontvangen en wanneer.

1. Open Instellingen en selecteer Meldingen.
2. Schakel bevestigingen, herinneringen en reviewverzoeken in of uit.
3. Stel de timing voor elk bericht in.
4. Pas de bewoording aan indien nodig.
5. Sla op.

Tip: Een reviewverzoek na het bezoek laat je online reputatie stilletjes groeien.

Verlaag de capaciteit voor één dag

Vang een dag met personeelstekort of een speciale dag op.

1. Open de kalender.
2. Selecteer de dag.
3. Verlaag de capaciteit of pacing enkel voor die dag.
4. Sla op — de normale capaciteit keert de volgende dag terug.

Tip: Doe dit zodra je van een personeelsgat weet, om overboeking te vermijden.

Sluit de boekingspagina in op je website

Laat gasten reserveren zonder je site te verlaten.

1. Open de integratiegids.
2. Kopieer de iframe-code van de boekingspagina.
3. Plak hem waar je het boekingsformulier wilt.
4. Pas de breedte en hoogte aan indien nodig.
5. Publiceer je pagina.

Tip: Je restaurant-ID wordt automatisch ingevuld wanneer je ingelogd bent.

Voeg de reserveringswidget toe

Voeg een zwevende “Reserveer”-knop toe aan elke pagina.

1. Open de integratiegids.
2. Kopieer de scripttag van de widget.
3. Plak hem net voor de afsluitende body-tag.
4. Kies de knoppositie en het thema via attributen.
5. Publiceer.

Tip: De widget werkt op elke websitebouwer waar je een scripttag kunt toevoegen.

Sluit de cadeaubonflow in

Verkoop cadeaubonnen rechtstreeks vanaf je website.

1. Open de integratiegids.
2. Kopieer de iframe-code van de cadeaubon.
3. Plak hem op je cadeaubonpagina.
4. Stel de hoogte in zodat het hele formulier zichtbaar is.
5. Publiceer.

Tip: Link naar je cadeaubonpagina vanuit je boekingsbevestigingen om de verkoop te stimuleren.

Test je integratie

Zorg dat alles werkt voor je live gaat.

1. Open de pagina waar je de code hebt ingesloten.
2. Controleer of het boekings- of cadeaubonformulier laadt.
3. Maak een testreservering of -aankoop.
4. Controleer of ze in je dashboard verschijnt.

Tip: Test ook op mobiel — de meeste gasten boeken via hun telefoon.