Guías prácticas

Crea tu cuenta de HappyChef

Pon en marcha tu restaurante para empezar a aceptar reservas.

1. Ve a la página de registro de HappyChef e introduce los datos de tu restaurante.
2. Confirma tu dirección de correo electrónico.
3. Configura el nombre, la dirección y los datos de contacto de tu restaurante.
4. Continúa para configurar tu horario de apertura y tu aforo.

Consejo: Usa el mismo correo que consultas a diario: las notificaciones importantes llegan ahí.

Configura tu horario de apertura

Define cuándo pueden reservar los clientes, por servicio y por día.

1. Abre Configuración y selecciona Horario de apertura.
2. Añade los horarios de cada servicio (desayuno, comida, cena).
3. Establece horarios distintos por día de la semana cuando haga falta.
4. Añade excepciones para días festivos o de cierre.
5. Guarda los cambios.

Consejo: Cerrar un turno temporalmente es mejor que eliminarlo: tu configuración se mantiene intacta.

Configura tu aforo

Indica a HappyChef a cuántos clientes puedes sentar para que la disponibilidad sea precisa.

1. Abre Configuración y selecciona Aforo.
2. Introduce los cubiertos totales del restaurante.
3. Establece el aforo por zona si tienes varias salas.
4. Si quieres, define un número máximo de comensales online.
5. Guarda.

Consejo: Empieza siendo algo conservador y aumenta el aforo cuando veas cómo se llenan los servicios.

Comparte tu enlace de reservas

Empieza a aceptar reservas incluso sin tener web.

1. Abre tu página de reservas desde el panel.
2. Copia tu enlace de reservas.
3. Añádelo a tu perfil de Google, Instagram y Facebook.
4. Añade un botón de “Reservar” a tu web si tienes una.

Consejo: Fija el enlace en las biografías de tus redes para que los clientes siempre lo encuentren.

Añade una reserva manualmente

Registra una reserva por teléfono o un cliente sin reserva en segundos.

1. Haz clic en Nueva reserva en el panel.
2. Introduce la fecha, la hora y el número de comensales.
3. Añade el nombre y los datos de contacto del cliente.
4. Asigna una mesa o deja que HappyChef te sugiera una.
5. Guarda la reserva.

Consejo: Guarda el número de teléfono del cliente para que los recordatorios puedan llegarle.

Edita o mueve una reserva

Cambia la hora, el número de comensales o la mesa.

1. Abre la reserva desde la lista o el plano de mesas.
2. Actualiza la fecha, la hora o el número de comensales.
3. Arrástrala a otra mesa si hace falta.
4. Guarda: el cliente recibe aviso automáticamente.

Consejo: Mover una reserva en el plano de mesas mantiene precisa la vista de tu sala.

Cancela una reserva

Libera la mesa y avisa al cliente.

1. Abre la reserva.
2. Elige Cancelar.
3. Si quieres, añade un motivo.
4. Confirma: el horario vuelve a abrirse para otros clientes.

Consejo: Si el cliente podría volver a reservar, sugiérele otro horario antes de cancelar.

Configura confirmaciones y recordatorios

Reduce las ausencias con mensajes automáticos.

1. Abre Configuración y selecciona Notificaciones.
2. Activa los mensajes de confirmación al reservar.
3. Activa un recordatorio antes de la reserva.
4. Configura el momento y la redacción.
5. Guarda.

Consejo: Un recordatorio unas horas antes del servicio es lo más eficaz para reducir las ausencias.

Exige un depósito o garantía con tarjeta

Protege los turnos de alta demanda frente a las ausencias.

1. Abre Configuración y selecciona tu política de ausencias.
2. Elige depósito o garantía con tarjeta.
3. Indica a qué turnos, días o tamaños de grupo se aplica.
4. Establece el importe y las condiciones.
5. Guarda.

Consejo: Aplica las garantías solo a los turnos punta para no disuadir las reservas informales.

Usa la lista de espera

Capta la demanda cuando estás completo.

1. Activa la lista de espera en la configuración.
2. Cuando un horario está completo, los clientes pueden apuntarse a la lista de espera.
3. Cuando se libera una mesa, ofrécela a los clientes en lista de espera.
4. Confirma al cliente y siéntalo.

Consejo: Revisa la lista de espera antes de cerrar las reservas de un turno: quizá llenes huecos de última hora.

Crea y usa tu plano de mesas

El plano de mesas es el corazón de la gestión de tu sala: un mapa visual que refleja tu restaurante real y muestra, en tiempo real, qué mesas están libres, reservadas u ocupadas. Esta guía te acompaña para crearlo desde cero, organizarlo en zonas y usarlo en el día a día. Es la configuración más detallada de HappyChef, así que tómatela paso a paso: una vez que esté bien, el servicio diario se vuelve fácil.

Consejo: Mantén los nombres de las mesas igual que como ya los llama tu personal: agiliza mucho sentar y los traspasos durante un servicio con mucho movimiento.

Añade una sala o terraza

Gestiona varios espacios por separado.

1. Abre el editor del plano de mesas.
2. Crea una nueva zona y ponle nombre.
3. Añade sus mesas y su aforo.
4. Define si es reservable online.
5. Guarda.

Consejo: Marca la terraza como dependiente del tiempo para poder cerrarla rápidamente.

Combina mesas para grupos grandes

Sienta grupos que necesitan más de una mesa.

1. Abre el plano de mesas durante el servicio.
2. Selecciona las mesas que vas a combinar.
3. Únelas en una sola ubicación.
4. Asigna el grupo grande a la mesa combinada.

Consejo: Configura reglas de combinación de mesas para que el sistema pueda ofrecer automáticamente disponibilidad para grupos grandes.

Sienta y controla a los clientes durante el servicio

Mantén una vista en vivo y precisa de tu sala.

1. Abre el plano de mesas de hoy.
2. Marca las reservas como sentadas cuando lleguen los clientes.
3. Arrastra a los clientes sin reserva a las mesas libres.
4. Marca las mesas como terminadas cuando se vayan los clientes.

Consejo: Marcar las mesas como terminadas con prontitud las vuelve a abrir para reservas posteriores.

Configura la duración de la comida y los tiempos de rotación

Controla cuánto tiempo se reserva cada mesa.

1. Abre Configuración y selecciona Disponibilidad.
2. Establece la duración media de la comida.
3. Si quieres, varía la duración según el número de comensales o el turno.
4. Guarda y revisa los horarios que ofreces.

Consejo: Ajusta las duraciones a la realidad: si son demasiado cortas se producen solapamientos, si son demasiado largas se desperdicia aforo.

Configura los límites de ritmo

Reparte las llegadas para que la cocina nunca se sature.

1. Abre Configuración y selecciona Ritmo.
2. Establece el máximo de clientes por franja horaria.
3. Ajústalo por turno si las horas punta difieren.
4. Guarda y compruébalo viendo tu página de reservas.

Consejo: Aprieta el ritmo en torno a tu hora de apertura más concurrida y aflójalo más adelante en el servicio.

Bloquea un turno o un día

Detén las reservas por un cierre o un evento privado.

1. Abre el calendario o la configuración de disponibilidad.
2. Selecciona el día o el turno que vas a bloquear.
3. Añade un motivo si resulta útil.
4. Guarda: esos horarios desaparecen de las reservas.

Consejo: Usa un bloqueo (no una eliminación) para que el turno vuelva a la normalidad después.

Empieza a vender tarjetas regalo

Añade una nueva fuente de ingresos que los clientes pueden comprar online.

1. Abre la sección de Tarjetas regalo.
2. Activa la venta de tarjetas regalo online.
3. Elige los importes disponibles.
4. Elige un diseño y añade tu banner.
5. Guarda y comparte o incrusta la página de tarjetas regalo.

Consejo: Promociona las tarjetas regalo en tu confirmación de reserva y en torno a las fiestas.

Canjea una tarjeta regalo

Acepta una tarjeta regalo en el restaurante.

1. Abre la herramienta de canje de tarjetas regalo.
2. Escanea el QR o introduce el código.
3. Verifica el saldo.
4. Aplica el importe y confirma.

Consejo: Los canjes parciales conservan el saldo restante en la tarjeta para la próxima vez.

Configura la recogida de tarjetas regalo

Permite a los clientes recoger en persona una tarjeta regalo física.

1. Abre la configuración de tu horario de apertura.
2. Activa la recogida de tarjetas regalo por servicio.
3. Establece las franjas horarias de recogida.
4. Guarda.
5. Incrusta el flujo de recogida de tarjeta regalo en tu web.

Consejo: Ofrece franjas de recogida en horas más tranquilas para que nunca choquen con el servicio.

Personaliza el diseño de tu tarjeta regalo

Haz que las tarjetas regalo encajen con tu marca.

1. Abre la sección de Tarjetas regalo.
2. Elige un diseño base.
3. Sube tu propia imagen de banner.
4. Elige un tema de color para el flujo incrustado.
5. Guarda y previsualiza.

Consejo: Usa una imagen de banner ancha y de alta calidad para el mejor resultado.

Edita el perfil de tu restaurante

Mantén tus datos públicos actualizados.

1. Abre Configuración y selecciona Perfil.
2. Actualiza tu nombre, dirección y datos de contacto.
3. Añade una descripción y fotos.
4. Guarda.

Consejo: Unos datos de contacto precisos reducen los clientes confundidos y las llamadas de teléfono.

Añade miembros del equipo

Da a tu personal acceso al panel.

1. Abre Configuración y selecciona Equipo.
2. Invita a un miembro del equipo por correo electrónico.
3. Elige su nivel de acceso.
4. La persona acepta la invitación e inicia sesión.

Consejo: Da al personal de sala el acceso que necesita y reserva la facturación a los responsables.

Cambia el idioma de tu panel

Trabaja en el idioma que prefieras.

1. Abre tu perfil o la configuración.
2. Selecciona Idioma.
3. Elige uno de los 24 idiomas disponibles.
4. Guarda.

Consejo: La página de reservas de los clientes se adapta automáticamente al idioma de cada cliente.

Configura los mensajes a los clientes

Controla qué reciben los clientes y cuándo.

1. Abre Configuración y selecciona Notificaciones.
2. Activa o desactiva confirmaciones, recordatorios y solicitudes de reseña.
3. Configura el momento de cada mensaje.
4. Ajusta la redacción si hace falta.
5. Guarda.

Consejo: Una solicitud de reseña tras la visita hace crecer en silencio tu reputación online.

Reduce el aforo para un solo día

Gestiona un día con poco personal o especial.

1. Abre el calendario.
2. Selecciona el día.
3. Reduce el aforo o el ritmo solo para ese día.
4. Guarda: el aforo normal vuelve al día siguiente.

Consejo: Hazlo en cuanto sepas de una falta de personal para evitar el exceso de reservas.

Incrusta la página de reservas en tu web

Deja que los clientes reserven sin salir de tu sitio.

1. Abre la guía de integración.
2. Copia el código iframe de la página de reservas.
3. Pégalo donde quieras el formulario de reservas.
4. Ajusta el ancho y el alto si hace falta.
5. Publica tu página.

Consejo: El ID de tu restaurante se rellena automáticamente cuando has iniciado sesión.

Añade el widget de reservas

Añade un botón flotante de “Reservar” a cualquier página.

1. Abre la guía de integración.
2. Copia la etiqueta de script del widget.
3. Pégala justo antes de la etiqueta de cierre del cuerpo.
4. Elige la posición del botón y el tema mediante atributos.
5. Publica.

Consejo: El widget funciona en cualquier creador de webs que te permita añadir una etiqueta de script.

Incrusta el flujo de tarjeta regalo

Vende tarjetas regalo directamente desde tu web.

1. Abre la guía de integración.
2. Copia el código iframe de la tarjeta regalo.
3. Pégalo en tu página de tarjetas regalo.
4. Establece el alto para que se vea todo el formulario.
5. Publica.

Consejo: Enlaza a tu página de tarjetas regalo desde tus confirmaciones de reserva para impulsar las ventas.

Prueba tu integración

Asegúrate de que todo funciona antes de lanzarlo.

1. Abre la página donde incrustaste el código.
2. Comprueba que el formulario de reservas o de tarjeta regalo carga.
3. Haz una reserva o una compra de prueba.
4. Confirma que aparece en tu panel.

Consejo: Pruébalo también en el móvil: la mayoría de los clientes reservan desde el teléfono.