How-to-guides

Opret din HappyChef-konto

Få din restaurant sat op, så du kan begynde at tage imod reservationer.

1. Gå til HappyChefs tilmeldingsside og indtast dine restaurantoplysninger.
2. Bekræft din e-mailadresse.
3. Angiv din restaurants navn, adresse og kontaktoplysninger.
4. Fortsæt for at indstille dine åbningstider og kapacitet.

Tip: Brug den e-mail, du tjekker dagligt — vigtige notifikationer sendes dertil.

Indstil dine åbningstider

Definér, hvornår gæster kan booke, pr. servering og pr. dag.

1. Åbn Indstillinger og vælg Åbningstider.
2. Tilføj tider for hver servering (morgenmad, frokost, middag).
3. Sæt forskellige tider pr. ugedag, hvor det er nødvendigt.
4. Tilføj undtagelser for helligdage eller lukkedage.
5. Gem dine ændringer.

Tip: At lukke en servering midlertidigt er bedre end at slette den — dine indstillinger forbliver intakte.

Indstil din kapacitet

Fortæl HappyChef, hvor mange gæster du kan rumme, så ledigheden er præcis.

1. Åbn Indstillinger og vælg Kapacitet.
2. Indtast dit samlede antal couverter for restauranten.
3. Sæt kapacitet pr. område, hvis du har flere rum.
4. Sæt eventuelt en maksimal selskabsstørrelse online.
5. Gem.

Tip: Start lidt forsigtigt, og øg kapaciteten, når du ser, hvordan serveringerne fyldes.

Del dit bookinglink

Begynd at tage imod reservationer, selv uden et website.

1. Åbn din bookingside fra dashboardet.
2. Kopiér dit bookinglink.
3. Tilføj det til din Google-profil, Instagram og Facebook.
4. Tilføj en “Reservér”-knap til dit website, hvis du har et.

Tip: Fastgør linket i dine sociale bios, så gæster altid kan finde det.

Tilføj en reservation manuelt

Registrér en telefonbooking eller walk-in på få sekunder.

1. Klik på Ny reservation på dashboardet.
2. Indtast dato, tidspunkt og antal gæster.
3. Tilføj gæstens navn og kontaktoplysninger.
4. Tildel et bord, eller lad HappyChef foreslå et.
5. Gem reservationen.

Tip: Gem gæstens telefonnummer, så påmindelser kan nå dem.

Rediger eller flyt en reservation

Skift tidspunkt, antal gæster eller bord.

1. Åbn reservationen fra listen eller bordplanen.
2. Opdater dato, tidspunkt eller antal gæster.
3. Træk den til et andet bord, hvis det er nødvendigt.
4. Gem — gæsten får automatisk besked.

Tip: At flytte en reservation på bordplanen holder dit gulvoverblik præcist.

Annullér en reservation

Frigør bordet og giv gæsten besked.

1. Åbn reservationen.
2. Vælg Annullér.
3. Tilføj eventuelt en årsag.
4. Bekræft — tiden åbnes igen for andre gæster.

Tip: Hvis en gæst måske vil booke igen, så foreslå et andet tidspunkt, inden du annullerer.

Opsæt bekræftelser og påmindelser

Reducer no-shows med automatiske beskeder.

1. Åbn Indstillinger og vælg Notifikationer.
2. Aktivér bekræftelsesbeskeder ved booking.
3. Aktivér en påmindelse før reservationen.
4. Indstil timing og ordlyd.
5. Gem.

Tip: En påmindelse et par timer før serveringen er det enkeltvis mest effektive middel mod no-shows.

Kræv et depositum eller en kortgaranti

Beskyt populære serveringer mod no-shows.

1. Åbn Indstillinger og vælg din no-show-politik.
2. Vælg depositum eller kortgaranti.
3. Vælg, hvilke serveringer, dage eller selskabsstørrelser det gælder for.
4. Indstil beløb og betingelser.
5. Gem.

Tip: Anvend kun garantier på spidsbelastede serveringer for ikke at afskrække afslappede bookinger.

Brug ventelisten

Fang efterspørgslen, når du er fuldt booket.

1. Aktivér ventelisten i indstillingerne.
2. Når en tid er fuld, kan gæster tilmelde sig ventelisten.
3. Når et bord bliver ledigt, så tilbyd det til gæster på ventelisten.
4. Bekræft gæsten og placer dem.

Tip: Tjek ventelisten, før du lukker reservationer for en servering — du kan måske fylde huller i sidste øjeblik.

Byg og brug din bordplan

Bordplanen er hjertet i din gulvstyring: et visuelt kort, der afspejler din rigtige restaurant og i realtid viser, hvilke borde der er ledige, reserverede eller optaget. Denne guide fører dig gennem at bygge den fra bunden, organisere den i områder og bruge den dag for dag. Det er den mest detaljerede opsætning i HappyChef, så tag det trin for trin — når den først er rigtig, bliver den daglige servering ubesværet.

Tip: Hold bordnavnene i overensstemmelse med det, dit personale allerede kalder dem — det gør placering og overlevering langt hurtigere under en travl servering.

Tilføj et rum eller en terrasse

Håndter flere rum separat.

1. Åbn bordplan-editoren.
2. Opret et nyt område og navngiv det.
3. Tilføj dets borde og kapacitet.
4. Angiv, om det kan bookes online.
5. Gem.

Tip: Markér terrassen som vejrafhængig, så du kan lukke den hurtigt.

Kombinér borde til store selskaber

Placer grupper, der har brug for mere end ét bord.

1. Åbn bordplanen under serveringen.
2. Vælg de borde, der skal kombineres.
3. Flet dem til én placering.
4. Tildel det store selskab til det kombinerede bord.

Tip: Opsæt bordkombinationsregler, så systemet automatisk kan tilbyde ledighed til store grupper.

Placer og følg gæster under serveringen

Hold et præcist live-overblik over dit gulv.

1. Åbn bordplanen for i dag.
2. Markér reservationer som placeret, når gæster ankommer.
3. Træk walk-ins hen på ledige borde.
4. Markér borde som færdige, når gæster går.

Tip: Ved at markere borde som færdige med det samme åbnes de igen for senere bookinger.

Indstil spisevarighed og omsætningstider

Styr, hvor længe hvert bord holdes.

1. Åbn Indstillinger og vælg Ledighed.
2. Indstil den gennemsnitlige spisevarighed.
3. Variér eventuelt varigheden efter selskabsstørrelse eller servering.
4. Gem og gennemgå de tidspunkter, du tilbyder.

Tip: Match varigheder til virkeligheden — for kort giver overlap, for lang spilder kapacitet.

Indstil pacing-grænser

Spred ankomster, så køkkenet aldrig overvældes.

1. Åbn Indstillinger og vælg Pacing.
2. Indstil det maksimale antal gæster pr. tidsrum.
3. Juster pr. servering, hvis spidsbelastningerne er forskellige.
4. Gem og test ved at se din bookingside.

Tip: Stram pacing omkring din travleste åbningstid, og løsn den senere i serveringen.

Blokér en servering eller dag

Stop bookinger for en lukning eller et privat arrangement.

1. Åbn kalenderen eller ledighedsindstillingerne.
2. Vælg den dag eller servering, der skal blokeres.
3. Tilføj en årsag, hvis det er nyttigt.
4. Gem — de tidspunkter forsvinder fra bookingen.

Tip: Brug en blokering (ikke en sletning), så serveringen vender tilbage til normal bagefter.

Begynd at sælge gavekort

Tilføj en ny indtægtskilde, som gæster kan købe online.

1. Åbn afsnittet Gavekort.
2. Aktivér onlinesalg af gavekort.
3. Vælg de tilgængelige beløb.
4. Vælg et design og tilføj dit banner.
5. Gem og del eller indlejr gavekortsiden.

Tip: Promovér gavekort på din bookingbekræftelse og omkring højtiderne.

Indløs et gavekort

Tag imod et gavekort på restauranten.

1. Åbn værktøjet til indløsning af gavekort.
2. Scan QR-koden eller indtast koden.
3. Verificér saldoen.
4. Anvend beløbet og bekræft.

Tip: Delvis indløsning bevarer restsaldoen på kortet til næste gang.

Opsæt afhentning af gavekort (take-away)

Lad gæster hente et fysisk gavekort personligt.

1. Åbn dine åbningstidsindstillinger.
2. Aktivér afhentning af gavekort pr. servering.
3. Indstil afhentningsvinduerne.
4. Gem.
5. Indlejr take-away-gavekortflowet på dit website.

Tip: Tilbyd afhentningsvinduer i de roligere timer, så det aldrig kolliderer med serveringen.

Tilpas dit gavekortdesign

Få gavekort til at matche dit brand.

1. Åbn afsnittet Gavekort.
2. Vælg et grunddesign.
3. Upload dit eget bannerbillede.
4. Vælg et farvetema til det indlejrede flow.
5. Gem og forhåndsvis.

Tip: Brug et bredt bannerbillede i høj kvalitet for det bedste resultat.

Rediger din restaurantprofil

Hold dine offentlige oplysninger opdaterede.

1. Åbn Indstillinger og vælg Profil.
2. Opdater dit navn, din adresse og dine kontaktoplysninger.
3. Tilføj en beskrivelse og billeder.
4. Gem.

Tip: Præcise kontaktoplysninger reducerer forvirrede gæster og telefonopkald.

Tilføj teammedlemmer

Giv dit personale adgang til dashboardet.

1. Åbn Indstillinger og vælg Team.
2. Invitér et teammedlem via e-mail.
3. Vælg deres adgangsniveau.
4. De accepterer invitationen og logger ind.

Tip: Giv tjenerpersonalet den adgang, de har brug for, og hold faktureringen hos lederne.

Skift dit dashboardsprog

Arbejd på det sprog, du foretrækker.

1. Åbn din profil eller dine indstillinger.
2. Vælg Sprog.
3. Vælg et af de 24 tilgængelige sprog.
4. Gem.

Tip: Gæsternes bookingside tilpasser sig automatisk til hver gæsts sprog.

Konfigurér gæstebeskeder

Styr, hvad gæster modtager, og hvornår.

1. Åbn Indstillinger og vælg Notifikationer.
2. Slå bekræftelser, påmindelser og anmeldelsesanmodninger til eller fra.
3. Indstil timing for hver besked.
4. Juster ordlyden, hvis det er nødvendigt.
5. Gem.

Tip: En anmeldelsesanmodning efter besøget styrker stille og roligt dit online omdømme.

Reducer kapaciteten for en enkelt dag

Håndter en dag med personalemangel eller en særlig dag.

1. Åbn kalenderen.
2. Vælg dagen.
3. Sænk kapaciteten eller pacing for kun den dag.
4. Gem — normal kapacitet vender tilbage næste dag.

Tip: Gør dette i samme øjeblik, du kender til en bemandingsmangel, for at undgå overbooking.

Indlejr bookingsiden på dit website

Lad gæster reservere uden at forlade dit site.

1. Åbn integrationsguiden.
2. Kopiér iframe-koden til bookingsiden.
3. Indsæt den, hvor du vil have bookingformularen.
4. Juster bredde og højde, hvis det er nødvendigt.
5. Publicér din side.

Tip: Dit restaurant-id udfyldes automatisk, når du er logget ind.

Tilføj reservationswidgetten

Tilføj en flydende “Reservér”-knap til en hvilken som helst side.

1. Åbn integrationsguiden.
2. Kopiér widgettens script-tag.
3. Indsæt det lige før det afsluttende body-tag.
4. Vælg knappens placering og tema via attributter.
5. Publicér.

Tip: Widgetten virker på enhver websitebygger, der lader dig tilføje et script-tag.

Indlejr gavekortflowet

Sælg gavekort direkte fra dit website.

1. Åbn integrationsguiden.
2. Kopiér iframe-koden til gavekortet.
3. Indsæt den på din gavekortside.
4. Indstil højden, så hele formularen er synlig.
5. Publicér.

Tip: Link til din gavekortside fra dine bookingbekræftelser for at øge salget.

Test din integration

Sørg for, at alt virker, før du går live.

1. Åbn den side, hvor du indlejrede koden.
2. Tjek, at booking- eller gavekortformularen indlæses.
3. Lav en testreservation eller et testkøb.
4. Bekræft, at det vises i dit dashboard.

Tip: Test også på mobil — de fleste gæster booker fra deres telefon.