Guider

Skapa ditt HappyChef-konto

Konfigurera din restaurang så att du kan börja ta emot bokningar.

1. Gå till HappyChefs registreringssida och fyll i uppgifterna om din restaurang.
2. Bekräfta din e-postadress.
3. Ange restaurangens namn, adress och kontaktuppgifter.
4. Fortsätt med att ställa in dina öppettider och din kapacitet.

Tips: Använd samma e-post som du kollar dagligen — viktiga aviseringar skickas dit.

Ställ in dina öppettider

Definiera när gäster kan boka, per servering och per dag.

1. Öppna Inställningar och välj Öppettider.
2. Lägg till tider för varje servering (frukost, lunch, middag).
3. Ställ in olika tider per veckodag där det behövs.
4. Lägg till undantag för helgdagar eller stängda dagar.
5. Spara dina ändringar.

Tips: Att stänga ett pass tillfälligt är bättre än att radera det — dina inställningar bevaras.

Ställ in din kapacitet

Tala om för HappyChef hur många gäster du kan ta emot så att tillgängligheten blir korrekt.

1. Öppna Inställningar och välj Kapacitet.
2. Ange totalt antal gäster för restaurangen.
3. Ställ in kapacitet per område om du har flera rum.
4. Ange eventuellt en maximal sällskapsstorlek online.
5. Spara.

Tips: Börja lite försiktigt och öka kapaciteten när du ser hur serveringarna fylls.

Dela din bokningslänk

Börja ta emot bokningar även utan en webbplats.

1. Öppna din bokningssida från instrumentpanelen.
2. Kopiera din bokningslänk.
3. Lägg till den på din Google-profil, Instagram och Facebook.
4. Lägg till en ”Boka”-knapp på din webbplats om du har en.

Tips: Fäst länken i dina sociala bios så att gäster alltid hittar den.

Lägg till en bokning manuellt

Registrera en telefonbokning eller drop-in på några sekunder.

1. Klicka på Ny bokning på instrumentpanelen.
2. Ange datum, tid och sällskapets storlek.
3. Lägg till gästens namn och kontaktuppgifter.
4. Tilldela ett bord eller låt HappyChef föreslå ett.
5. Spara bokningen.

Tips: Spara gästens telefonnummer så att påminnelser kan nå dem.

Redigera eller flytta en bokning

Ändra tid, sällskapets storlek eller bord.

1. Öppna bokningen från listan eller bordsplanen.
2. Uppdatera datum, tid eller sällskapets storlek.
3. Dra den till ett annat bord vid behov.
4. Spara — gästen meddelas automatiskt.

Tips: Att flytta en bokning i bordsplanen håller din golvvy korrekt.

Avboka en bokning

Frigör bordet och meddela gästen.

1. Öppna bokningen.
2. Välj Avboka.
3. Lägg eventuellt till en orsak.
4. Bekräfta — tiden öppnas igen för andra gäster.

Tips: Om en gäst kan tänkas omboka, föreslå en annan tid innan du avbokar.

Ställ in bekräftelser och påminnelser

Minska antalet uteblivna gäster med automatiska meddelanden.

1. Öppna Inställningar och välj Aviseringar.
2. Aktivera bekräftelsemeddelanden vid bokning.
3. Aktivera en påminnelse före bokningen.
4. Ställ in tidpunkt och formulering.
5. Spara.

Tips: En påminnelse några timmar före serveringen är det enskilt mest effektiva sättet att minska uteblivna gäster.

Kräv en handpenning eller kortgaranti

Skydda eftertraktade pass mot uteblivna gäster.

1. Öppna Inställningar och välj din policy för uteblivna gäster.
2. Välj handpenning eller kortgaranti.
3. Välj vilka pass, dagar eller sällskapsstorlekar den gäller för.
4. Ange belopp och villkor.
5. Spara.

Tips: Tillämpa garantier endast på högtryckspass för att inte avskräcka spontana bokningar.

Använd väntelistan

Fånga upp efterfrågan när du är fullbokad.

1. Aktivera väntelistan i inställningarna.
2. När en tid är full kan gäster ställa sig på väntelistan.
3. När ett bord blir ledigt erbjuder du det till gäster på väntelistan.
4. Bekräfta gästen och placera dem.

Tips: Kolla väntelistan innan du stänger bokningar för ett pass — du kanske kan fylla luckor i sista stund.

Bygg och använd din bordsplan

Bordsplanen är hjärtat i din golvhantering: en visuell karta som speglar din riktiga restaurang och visar, i realtid, vilka bord som är lediga, bokade eller upptagna. Den här guiden leder dig genom att bygga den från grunden, organisera den i områden och använda den dagligen. Det är den mest detaljerade uppsättningen i HappyChef, så ta det steg för steg — när den väl är rätt blir den dagliga serveringen enkel.

Tips: Håll bordsnamnen i linje med vad din personal redan kallar dem — det gör placering och överlämningar mycket snabbare under en hektisk servering.

Lägg till ett rum eller en uteservering

Hantera flera utrymmen separat.

1. Öppna bordsplansredigeraren.
2. Skapa ett nytt område och namnge det.
3. Lägg till dess bord och kapacitet.
4. Ställ in om det är bokningsbart online.
5. Spara.

Tips: Markera uteserveringen som väderberoende så att du kan stänga den snabbt.

Kombinera bord för stora sällskap

Placera grupper som behöver mer än ett bord.

1. Öppna bordsplanen under serveringen.
2. Välj de bord som ska kombineras.
3. Slå ihop dem till en enda placering.
4. Tilldela det stora sällskapet till det kombinerade bordet.

Tips: Ställ in regler för bordskombinationer så att systemet kan erbjuda tillgänglighet för stora grupper automatiskt.

Placera och följ gäster under serveringen

Håll en korrekt live-vy över ditt golv.

1. Öppna bordsplanen för idag.
2. Markera bokningar som placerade när gästerna anländer.
3. Dra drop-in-gäster till lediga bord.
4. Markera bord som färdiga när gästerna går.

Tips: Att snabbt markera bord som färdiga öppnar dem igen för senare bokningar.

Ställ in måltidslängd och omsättningstider

Styr hur länge varje bord hålls.

1. Öppna Inställningar och välj Tillgänglighet.
2. Ange den genomsnittliga måltidslängden.
3. Variera eventuellt längden efter sällskapsstorlek eller pass.
4. Spara och granska de tider som erbjuds.

Tips: Anpassa längderna efter verkligheten — för kort orsakar överlapp, för lång slösar kapacitet.

Ställ in pacing-gränser

Sprid ut ankomsterna så att köket aldrig överbelastas.

1. Öppna Inställningar och välj Pacing.
2. Ange det maximala antalet gäster per tidsfönster.
3. Justera per pass om topptiderna skiljer sig.
4. Spara och testa genom att titta på din bokningssida.

Tips: Skärp pacing kring din mest hektiska öppningstid och lätta sedan på den senare under serveringen.

Blockera ett pass eller en dag

Stoppa bokningar vid stängning eller ett privat evenemang.

1. Öppna kalendern eller tillgänglighetsinställningarna.
2. Välj dagen eller passet som ska blockeras.
3. Lägg till en orsak om det är användbart.
4. Spara — dessa tider försvinner från bokningen.

Tips: Använd en blockering (inte en radering) så att passet återgår till det normala efteråt.

Börja sälja presentkort

Lägg till en ny intäktskälla som gäster kan köpa online.

1. Öppna avsnittet Presentkort.
2. Aktivera onlineförsäljning av presentkort.
3. Välj de tillgängliga beloppen.
4. Välj en design och lägg till din banner.
5. Spara och dela eller bädda in presentkortssidan.

Tips: Marknadsför presentkort i din bokningsbekräftelse och inför högtiderna.

Lös in ett presentkort

Ta emot ett presentkort på restaurangen.

1. Öppna verktyget för inlösen av presentkort.
2. Skanna QR-koden eller ange koden.
3. Verifiera saldot.
4. Tillämpa beloppet och bekräfta.

Tips: Delbetalningar håller återstående saldo på kortet till nästa gång.

Ställ in presentkortsavhämtning (upphämtning)

Låt gäster hämta ett fysiskt presentkort på plats.

1. Öppna inställningarna för dina öppettider.
2. Aktivera presentkortsavhämtning per servering.
3. Ställ in tiderna för upphämtning.
4. Spara.
5. Bädda in avhämtningsflödet för presentkort på din webbplats.

Tips: Erbjud upphämtningstider under lugnare timmar så att det aldrig krockar med serveringen.

Anpassa din presentkortsdesign

Få presentkorten att matcha ditt varumärke.

1. Öppna avsnittet Presentkort.
2. Välj en grunddesign.
3. Ladda upp din egen bannerbild.
4. Välj ett färgtema för det inbäddade flödet.
5. Spara och förhandsgranska.

Tips: Använd en högkvalitativ, bred bannerbild för bästa resultat.

Redigera din restaurangprofil

Håll dina offentliga uppgifter uppdaterade.

1. Öppna Inställningar och välj Profil.
2. Uppdatera ditt namn, din adress och dina kontaktuppgifter.
3. Lägg till en beskrivning och bilder.
4. Spara.

Tips: Korrekta kontaktuppgifter minskar förvirrade gäster och telefonsamtal.

Lägg till teammedlemmar

Ge din personal åtkomst till instrumentpanelen.

1. Öppna Inställningar och välj Team.
2. Bjud in en teammedlem via e-post.
3. Välj deras åtkomstnivå.
4. De accepterar inbjudan och loggar in.

Tips: Ge serveringspersonalen den åtkomst de behöver och håll faktureringen till cheferna.

Ändra språket för din instrumentpanel

Arbeta på det språk du föredrar.

1. Öppna din profil eller dina inställningar.
2. Välj Språk.
3. Välj ett av de 24 tillgängliga språken.
4. Spara.

Tips: Den gästvända bokningssidan anpassar sig automatiskt efter varje gästs språk.

Konfigurera gästmeddelanden

Styr vad gäster får och när.

1. Öppna Inställningar och välj Aviseringar.
2. Slå på eller av bekräftelser, påminnelser och recensionsförfrågningar.
3. Ställ in tidpunkten för varje meddelande.
4. Justera formuleringen vid behov.
5. Spara.

Tips: En recensionsförfrågan efter besöket bygger diskret upp ditt rykte online.

Minska kapaciteten för en dag

Hantera en dag med personalbrist eller en särskild dag.

1. Öppna kalendern.
2. Välj dagen.
3. Sänk kapaciteten eller pacing endast för den dagen.
4. Spara — normal kapacitet återgår nästa dag.

Tips: Gör detta i samma stund du får veta om en personallucka för att undvika överbokning.

Bädda in bokningssidan på din webbplats

Låt gäster boka utan att lämna din webbplats.

1. Öppna integrationsguiden.
2. Kopiera iframe-koden för bokningssidan.
3. Klistra in den där du vill ha bokningsformuläret.
4. Justera bredd och höjd vid behov.
5. Publicera din sida.

Tips: Ditt restaurang-ID fylls i automatiskt när du är inloggad.

Lägg till bokningswidgeten

Lägg till en flytande ”Boka”-knapp på vilken sida som helst.

1. Öppna integrationsguiden.
2. Kopiera widgetens skripttagg.
3. Klistra in den precis före den avslutande body-taggen.
4. Välj knappens position och tema via attribut.
5. Publicera.

Tips: Widgeten fungerar med alla webbplatsbyggare som låter dig lägga till en skripttagg.

Bädda in presentkortsflödet

Sälj presentkort direkt från din webbplats.

1. Öppna integrationsguiden.
2. Kopiera iframe-koden för presentkort.
3. Klistra in den på din presentkortssida.
4. Ställ in höjden så att hela formuläret syns.
5. Publicera.

Tips: Länka till din presentkortssida från dina bokningsbekräftelser för att öka försäljningen.

Testa din integration

Säkerställ att allt fungerar innan du lanserar.

1. Öppna sidan där du bäddade in koden.
2. Kontrollera att boknings- eller presentkortsformuläret laddas.
3. Gör en testbokning eller ett testköp.
4. Bekräfta att det visas i din instrumentpanel.

Tips: Testa även på mobil — de flesta gäster bokar från sin telefon.