A vendéglátósok 66%-a a növekvő beszerzési költségeket nevezi meg egyik legnagyobb kihívásként — mégis a többség soha nem tárgyal szállítóival. Évi áremeléseket fogadnak el kérdés nélkül, miközben margóik egyre vékonyabbak lesznek.
Egy átlagos étterem évente 150.000 €-t költ élelmiszerekre és italokra. 10%-os megtakarítás = 15.000 € évente közvetlenül a nyereségbe. Ez több, mint amit a legtöbb éttermi marketingkampány hoz.
Ebben a cikkben megismerheti a 8 tárgyalási taktikát, amelyek a vendéglátásban működnek, mikor alkalmazza őket és hogyan csökkentse strukturálisan a beszerzési költségeket.
Miért fizet a vendéglátósok 66%-a túl sokat
Az adatok szerint a vendéglátósok 66%-a nagy kihívásként éli meg a növekvő beszerzési költségeket. Az irónia azonban az, hogy a legtöbbjük semmit sem tesz ellene. Miért nem?
- Időhiány: A tárgyalás időbe kerül, amely a napi operatív káoszban nem áll rendelkezésre
- Kapcsolattól való félelem: „Évek óta dolgozom ezzel a szállítóval, nem akarom elrontani a kapcsolatot"
- Piaci ismeretek hiánya: Nem tudják, mi a piaci ár, ezért nem tudják, mikor fizetnek túl sokat
- „Nem"-től való félelem: Attól tartanak, hogy a szállító megszakítja az együttműködést
A valóság: a szállítók elvárják, hogy a professzionális vásárlók tárgyaljanak. Egy szállítót, akit soha nem kérdőjeleznek meg az áron, évről évre növeli a margóját. Ez nem partnerség — ez egyirányú értékáramlás.
Tekintse meg részletes útmutatónkat is az élelmiszerköltségek kezeléséről kiegészítésként a tárgyaláshoz.
Az arany időpontok a tárgyaláshoz
Az időzítés minden a szállítói tárgyalásoknál. A leghatékonyabb pillanatok:
- Január: A szállítók új éves célokkal rendelkeznek és mennyiségi kötelezettségeket szeretnének rögzíteni. A leginkább hajlandók engedményekre az éves biztonságért cserébe.
- Július: Féléves értékelés. A céljuktól lemaradó szállítók a második félévben mennyiséget szeretnének behozni.
- Szeptember: Új szüret borra és termékekre — új árlisták jelennek meg. Ideális pillanat az új tarifákról tárgyalni, mielőtt megszilárdulnak.
Kerülje a decembert (mindenki elfoglalt), ünnepi időszakokat és olyan pillanatokat, amikor Ön maga kétségbeesett. A tárgyalás aranyszabálya: tárgyaljon erőpozícióból, soha kétségbeesésből.
Felkészülés: a nyerő pozíció
A jól felkészült tárgyaló mindig nyer. Mielőtt telefont emel:
- Gyűjtse össze az összes aktuális szerződést és árlap-áttekintést kategóriánként
- Ismerje a mennyiségeit: „X €/hónap kategória Y-ban" — konkrét számok adnak hitelt
- Szerezzen 2-3 ajánlatot alternatíváktól tárgyalás előtt — nem kell őket felhasználni, de van tőkeáttétele
- Ismerje szállítója helyzetét: Növekszik? Nyomás alatt van? Ez határozza meg az engedménykészségét
- Határozza meg az alsó határát: Mi az a minimális előny, amelyre szüksége van? Tudja, mikor lép ki
A 8 tárgyalási taktika
1. Százalékos vs. fix kedvezmény
Mindig százalékos kedvezményeket tárgyaljon, ne fix összegeket. A 0,10 €/kg fix kedvezmény értéktelen, ha a következő hónapban emelkedik az ár. A 8%-os kedvezmény minden áreméléssel együtt skálázódik.
2. Fizetési határidők mint tőkeáttétel
A fizetési határidők pénzt jelentenek. Net-30 Net-7 helyett = 23 extra likviditási nap. 150.000 €-s éves forgalomnál és átlagosan heti 2 számlánál = kb. 15.000 € extra forgótőke, amelyet nem kell finanszíroznia. Ez a szállítónak viszonylag kevésbe kerül, de Önnek óriásit ér.
3. Mennyiségi kötelezettségvállalások
„Ha havonta 50 rekeszre kötelezzük magunkat, mi az árunk?" — A mennyiségi kötelezettségek tervezhetőséget adnak a szállítóknak. Jutalmazni fogják érte. De legyen realista: csak olyan mennyiségekre vállaljon kötelezettséget, amelyeket valóban le tud venni.
4. Kategóriás tárgyalás
Tárgyaljon egyszerre egy kategóriát — hús, tejtermékek, bor — külön beszélgetésekben. Ha mindent egyszerre bundáz, az hatás felhígul. A fókuszált tárgyalás jobb eredményeket hoz kategóriánként.
5. Az alternatíva megemlítése
„[Versenytárstól] X €/egységre kaptunk ajánlatot." — Ez a leghatékonyabb és legtöbbször használt taktika. De legyen őszinte: ha alternatívát említ, annak valóban léteznie kell. A szállítóknak hosszú memóriájuk van.
6. A csend módszer
Tegye fel a kérdését — majd ne mondjon semmit. Maradjon csendben az ajánlata után. A csend pszichológiailag kényelmetetlen; a legtöbb ember engedményekkel tölti ki. Ha megkérdezi „Meg tudja ezt csinálni 8%-kal olcsóbban?" és aztán hallgat, a szállítója szinte mindig első szól — és ez ellenajánlat lesz.
7. Megfontolni egy beszerzési szövetkezetet
Egy beszerzési szövetkezet több étterem vásárlóerejét egyesíti. A vendéglátás-specifikus csoportok 8-15%-os megtakarítást érnek el. A számítás: 150.000 € éves kiadások × 10% megtakarítás = 15.000 € mínusz 2.000 € adminisztrációs költség = 13.000 € nettó megtakarítás.
Hátrányok: kevesebb rugalmasság, minimális rendelési mennyiségek, szabványosított termékek. Ez leginkább commodity-khoz (alapanyagok) működik, nem a signature termékekhez.
8. Éves szerződés vs. havi
Az éves szerződés biztonságot ad a szállítóknak — jobb árral fogják fizetni érte. De vigyázat: az éves szerződés Önt is köti. Ezt alapanyagokhoz használja, ahol biztos az igényéről, nem szezonális hozzávalókhoz.
Szállítómenedzsment a tárgyalás után
A tárgyalás a kezdet, nem a vég. Sikeres megállapodás után:
- Dokumentáljon mindent írásban: A szóbeli megállapodás nem megállapodás — erősítse meg e-mailben
- Tervezze be az éves ár-felülvizsgálatot előre: Tegye be a naptárba a következő évre
- Legyen jó fizető: A gyorsan és megbízhatóan fizető ügyfeleknek a szállítók jobb szolgáltatást nyújtanak és sürgős rendeléseknél rugalmasabbak
- Adjon visszajelzést a minőségről: A következetes minőség-visszajelzés építi a kapcsolatot és érveket ad a következő tárgyaláshoz
- Ne mindig a legolcsóbbat válassza: A megbízhatóságnak és minőségnek értéke van — egy olcsó szállító, aki állandóan csődöt mond, többe kerül, mint egy kissé drágább, megbízható partner
Közvetlen szállítók vs. nagykereskedelem
Stratégiai döntés, amelyet minden étteremtulajdonosnak meg kell hoznia: közvetlenül a termelőtől vagy nagykereskedelmen keresztül?
Közvetlen szállító (gazda, borász):
- 15-25%-kal olcsóbb a nagykereskedelemnél
- Több adminisztráció, több számla, minimális rendelési mennyiségek
- Ideális a signature alapanyagokhoz (az étterem húsa, a különleges bor)
Nagykereskedelem (Metro, Makro):
- Kényelmes — egy számla, széles választék, gyors szállítás
- 15-25%-os felár a termelői árra
- Ideális commodity-khoz és napi rendelésekhez
Hibrid megközelítés: közvetlen szállítók az 5-10 signature alapanyaghoz, nagykereskedelem mindenhez, ami commodity. Ez a leghatékonyabb stratégia. Kombinálja ezt egy jó cash flow menedzsmenttel a plusz adminisztratív teher kiegyenlítéséhez.
A jó szállítómenedzsment befektetés a margójába. Kezdje a legkevesebb időt igénylő taktikákkal — fizetési határidők és kategóriás tárgyalás — és onnan építkezzen tovább. A hatékony tárgyalással megtakarított 15.000 €-t aztán az üzemelési idők optimalizálásába vagy más növekedési lehetőségekbe fektetheti.