Sarunas Ar Piegādātājiem: 7 Taktikas Ietaupīšanai

66% viesmīlības uzņēmēju norāda pieaugošās iepirkumu izmaksas kā vienu no saviem lielākajiem izaicinājumiem — tomēr lielākā daļa nekad neved sarunas par piegādātāju cenām. Viņi bez iebildumiem pieņem ikgadējos cenu kāpumus, kamēr viņu peļņas normas kļūst arvien plānākas.

Vidējais restorāns gadā iztērē €150 000 pārtikai un dzērieniem. Ietaupījums 10% = €15 000 gadā tieši uz jūsu peļņas rēķina. Tas ir vairāk, nekā dod lielākā daļa restorānu mārketinga kampaņu.

Šajā rakstā apgūsiet 7 sarunu taktikas, kas darbojas Latvijas viesmīlības nozarē, kad tās pielietot un kā strukturāli samazināt iepirkumu izmaksas.

Kāpēc 66% viesmīlības uzņēmēju maksā pārāk daudz

Saskaņā ar FSIN datiem 66% viesmīlības uzņēmēju pieredz pieaugošas iepirkumu izmaksas kā nopietnu problēmu. Taču ironija ir tā, ka lielākā daļa neko nedara. Kāpēc ne?

• Laika trūkums: Sarunu vešana prasa laiku, kura ikdienas operatīvajā haosā vienkārši nav
• Attiecību bailes: "Esmu strādājis ar šo piegādātāju gadiem, negribu sabojāt attiecības"
• Tirgus zināšanu trūkums: Viņi nezina tirgus cenu, tāpēc nezina, kad pārmaksā
• Bailes no "nē": Viņi baidās, ka piegādātājs pārtrauks sadarbību

Realitāte: piegādātāji sagaida, ka profesionāli pircēji ved sarunas. Piegādātājs, kuram nekad netiek apstrīdēta cena, gadu pēc gada palielina savu peļņas normu. Tā nav sadarbība — tā ir vienvirziena vērtību plūsma.

Skatiet arī mūsu plašo ceļvedi par pārtikas izmaksu pārvaldību kā sarunu papildinājumu.

Zelta laiki sarunām

Laiks ir viss piegādātāju sarunās. Visefektīvākie brīži:

• Janvāris: Piegādātājiem ir jauni gada mērķi un viņi vēlas nofiksēt apjoma saistības. Viņi ir visgatavākie piekāpties apmaiņā pret gada drošību.
• Jūlijs: Pusgada novērtēšana. Piegādātāji, kas atpaliek no saviem mērķiem, vēlas papildināt apjomus otrajam pusgadam.
• Septembris: Jaunais vīna un produktu ražas sezona — iznāk jaunas cenrāžu saraksti. Ideāls brīdis, lai vienotos par jaunajiem tarifiem, pirms tie ir fiksēti.

Izvairieties no decembra (visi ir aizņemti), atvaļinājumu periodiem un brīžiem, kad esat izmisumā. Sarunu zelta likums: vediet sarunas no spēka pozīcijām, nekad — no izmisuma.

Sagatavošanās: uzvarošā pozīcija

Labi sagatavots sarunu partneris vienmēr uzvar. Pirms pacelt klausuli:

1. Savāciet visus esošos līgumus un cenrāžus pa kategorijām
2. Ziniet savus apjomus: "Mēs tērējam €X/mēnesī kategorijai Y" — konkrēti skaitļi dod ticamību
3. Iegūstiet 2–3 piedāvājumus no alternatīvajiem piegādātājiem pirms sarunu sākšanas — nav jāizmanto, bet jums ir svira
4. Izziniet sava piegādātāja situāciju: vai viņi aug? Vai viņi ir zem spiediena? Tas nosaka viņu gatavību piekāpties
5. Nosakiet savu minimumu: kāds ir minimālais ieguvums, kas jums nepieciešams? Ziniet, kad aiziet prom

7 sarunu taktikas

1. Procentu atlaide pret fiksētu atlaidi

Vienmēr vediet sarunas par procentu atlaidēm, nevis fiksētām summām. Fiksēta atlaide €0,10/kg nav neko vērta, ja cena nākamajā mēnesī pieaug. 8% atlaide skalējas ar katru cenas kāpumu.

2. Maksājumu termiņi kā svira

Maksājumu termiņi ir nauda. Net-30 vietā Net-7 = 23 papildu likviditātes dienas. Pie €150 000 gada apgrozījuma un vidēji 2 rēķiniem nedēļā = aptuveni €15 000 papildu apgrozāmā kapitāla, kas nav jāfinansē. Tas piegādātājam maksā salīdzinoši maz, bet jums ir milzīgi vērtīgs.

3. Apjoma saistības

"Ja apņemamies iegādāties 50 kastes mēnesī, kāda būs mūsu cena?" — Apjoma saistības dod piegādātājiem paredzamību. Viņi par to jūs apbalvos. Taču esiet reālistiski: uzņemieties tikai tādus apjomus, kādus faktiski varat iegādāties.

4. Kategoriju sarunu vešana

Vediet sarunas pa vienai kategorijai — gaļa, piena produkti, vīns — atsevišķās sarunās. Ja visu apvienojat vienlaikus, efekts atšķaidās. Fokusētas sarunas nodrošina labākus rezultātus katrā kategorijā.

5. Psiholoģiska sarunu vešana: alternatīva & klusums

Divas taktikas, ko apvienot vienā sarunā. Pirmkārt: "Esam saņēmuši piedāvājumu no [konkurenta] par €X par vienību." — visefektīvākā un visbiežāk izmantotā taktika, taču esiet godīgi: ja miniet alternatīvu, tai jāpastāv, jo piegādātājiem ir gara atmiņa. Pēc tam uzdodiet savu jautājumu — un neteiciet neko. Klusums psiholoģiski ir neomulīgs; lielākā daļa cilvēku to aizpilda ar piekāpšanos. Ja jautājat "Vai varat to pārdot par 8% lētāk?" un pēc tam neteiciet neko, jūsu piegādātājs gandrīz vienmēr pirmais kaut ko teiks — un tas būs pretpiedāvājums.

6. Iepirkumu kooperatīva apsvēršana

Iepirkumu kooperatīvs apvieno vairāku restorānu pirkuma spēku. Latvijā pastāv viesmīlības nozarei specifiski iepirkumu kooperatīvi, kas nodrošina 8–15% ietaupījumus. Aprēķins: €150 000 gada izdevumi × 10% ietaupījums = €15 000, atskaitot administratīvās izmaksas €2000 = neto ietaupījums €13 000.

Trūkumi: mazāka elastīgums, minimālie pasūtījumi, standartizēti produkti. Tas vislabāk darbojas pamatproduktiem (bāzes sastāvdaļām), nevis jūsu īpašajiem produktiem.

7. Gada līgums pret mēneša līgumu

Gada līgums dod piegādātājiem drošību — viņi par to maksās ar labāku cenu. Taču ievērojiet: gada līgums arī jūs saista. Izmantojiet to bāzes sastāvdaļām, par kurām esat pārliecināti par savām vajadzībām, nevis sezonas sastāvdaļām.

Neaizmirstiet par energopiegādātājiem šajā ikgadējā sarunu kārtā: jūsu enerģijas līgums ir iepirkumu pozīcija tāpat kā jebkura cita — ar to priekšrocību, ka starp piegādātājiem nav kvalitātes atšķirības, vienīgi cena un nosacījumi. Kā šīs izmaksas risināt strukturāli, lasiet mūsu rakstā par enerģijas izmaksu samazināšanu restorānā.

Piegādātāju pārvaldība pēc sarunām

Sarunas ir sākums, nevis beigas. Pēc veiksmīgas vienošanās:

• Dokumentējiet visu rakstiski: mutiska vienošanās nav vienošanās — apstipriniet pa e-pastu
• Plānojiet ikgadējo cenu pārskatīšanu iepriekš: ievietojiet kalendārā nākamajam gadam
• Esiet labs maksātājs: piegādātāji, kam maksā ātri un uzticami, sniedz labāku servisu un ir elastīgāki steidzamu pasūtījumu gadījumā
• Sniedziet atgriezenisko saiti par kvalitāti: konsekventa atgriezeniskā saite par kvalitāti veido attiecības un dod argumentus nākamajās sarunās
• Nevienmēr izvēlieties lētāko: uzticamībai un kvalitātei ir vērtība — lēts piegādātājs, kurš pastāvīgi neizpilda saistības, izmaksā dārgāk nekā nedaudz dārgāks uzticams partneris

Iepirkumu kooperatīvi Latvijā

Iepirkumu kooperatīvi apvieno vairāku viesmīlības uzņēmēju pirkuma spēku. Nozares asociācijas un reģionālie grupējumi piedāvā locekļiem kolektīvas iepirkumu priekšrocības.

Aprēķins:

• Gada iepirkumu budžets: €150 000
• Vidējais kooperatīva ietaupījums: 10%
• Bruto ietaupījums: €15 000
• Administratīvās izmaksas/dalības maksa: €2 000
• Neto ietaupījums: €13 000/gadā

Taču ievērojiet trūkumus: mazāka elastīgums produktu izvēlē, minimālie pasūtījumi, standartizēti produkti, kas ne vienmēr atbilst jūsu koncepcijai. Kooperatīvi vislabāk darbojas pamatproduktiem (bāzes sastāvdaļas, tīrīšanas līdzekļi, iepakojums), nevis produktiem, kas jūs atšķir no konkurentiem.

Tiešie piegādātāji pret vairumtirdzniecību

Stratēģiska izvēle, kas jāizdara katram restorāna īpašniekam: tieši no ražotāja vai caur vairumtirgotāju?

Tiešais piegādātājs (saimniecība, vīna māja):

• 15–25% lētāk nekā vairumtirdzniecībā
• Vairāk administrācijas, vairāki rēķini, minimālie pasūtījumi
• Ideāli jūsu īpašajiem produktiem (restorāna gaļa, īpašais vīns)

Vairumtirgotājs (Metro, Sligro, Hanos):

• Ērti — viens rēķins, plašs sortiments, ātra piegāde
• 15–25% uzcenojums virs ražotāja cenas
• Ideāli pamatproduktiem un ikdienas pasūtījumiem

Hibrīda pieeja: tiešie piegādātāji jūsu 5–10 īpašajiem produktiem, vairumtirgotāji visam pārējam, kas ir standartprodukt. Tā ir visefektīvākā stratēģija. Apvienojiet to ar labu naudas plūsmas pārvaldību, lai kompensētu papildu administratīvo slogu.

Laba piegādātāju pārvaldība ir ieguldījums jūsu peļņas normai. Sāciet ar taktikām, kas prasa vismazāk laika — maksājumu termiņi un kategoriju sarunas — un no tā veidojiet tālāk. €15 000, ko ietaupāt, efektīvi vedot sarunas, pēc tam varat ieguldīt operatīvo stundu optimizācijā vai citās izaugsmes iespējās.