Dauguma maitinimo verslo vadovų kylančias pirkimo kainas įvardija kaip vieną didžiausių savo iššūkių — ir vis dėlto didžioji dalis niekada nesidera dėl tiekėjų kainų. Jie be klausimų priima metinius kainų kėlimus, o jų maržos vis plonėja.
Vidutinis restoranas maistui ir gėrimams per metus išleidžia apie 150 000 €. Sutaupius 10 % = 15 000 € per metus tiesiai į jūsų pelną. Tai daugiau, nei duoda dauguma restoranų marketingo kampanijų.
Šiame straipsnyje išmoksite 7 derybų taktikas, veikiančias Lietuvos maitinimo versle, sužinosite, kada jas taikyti ir kaip struktūriškai sumažinti pirkimo sąnaudas.
Kodėl dauguma maitinimo verslo vadovų moka per daug
Sektoriaus apklausų duomenimis, dauguma maitinimo verslo vadovų kylančias pirkimo kainas patiria kaip didelį iššūkį. Tačiau ironija ta, kad dauguma nieko dėl to nedaro. Kodėl?
- Laiko trūkumas: derybos reikalauja laiko, kurio kasdieniame operaciniame chaose nėra
- Baimė dėl santykių: „Su šiuo tiekėju dirbu jau daug metų, nenoriu gadinti santykių"
- Rinkos žinių trūkumas: jie nežino rinkos kainos, todėl nežino, kada moka per daug
- „Ne" baimė: jie bijo, kad tiekėjas nutrauks bendradarbiavimą
Realybė: tiekėjai tikisi, kad profesionalūs pirkėjai derėsis. Tiekėjas, kuriam niekada nemetamas iššūkis dėl kainos, metai iš metų didina savo maržą. Tai ne bendradarbiavimas — tai vienkryptis vertės srautas.
Kaip derybų papildymą žiūrėkite ir mūsų išsamų vadovą apie maisto sąnaudų valdymą.
Auksinis derybų laikas
Derybose su tiekėjais laikas yra viskas. Efektyviausi momentai:
- Sausis: tiekėjai turi naujus metinius tikslus ir nori užsitikrinti kiekių įsipareigojimus. Jie labiausiai linkę į nuolaidas mainais į metų užtikrintumą.
- Liepa: pusmečio vertinimas. Tiekėjai, atsiliekantys nuo tikslų, nori susirinkti kiekius antrajai metų pusei.
- Rugsėjis: naujas vyno ir produktų derliaus sezonas — išeina nauji kainoraščiai. Idealus momentas derėtis dėl naujų kainų, kol jos dar neįtvirtintos.
Venkite gruodžio (visi užsiėmę), atostogų laikotarpių ir momentų, kai esate desperatiški. Auksinė derybų taisyklė: derėkitės iš jėgos pozicijos, niekada — iš nevilties.
Pasiruošimas: laiminti pozicija
Gerai pasiruošęs derybininkas visada laimi. Prieš pakeldami telefoną:
- Surinkite visas galiojančias sutartis ir kainų suvestines pagal kategorijas
- Žinokite savo kiekius: „Y kategorijai išleidžiame X €/mėn." — konkretūs skaičiai suteikia patikimumo
- Prieš derybas gaukite 2–3 pasiūlymus iš alternatyvų — jų nebūtina panaudoti, bet turėsite svertą
- Žinokite tiekėjo situaciją: ar jie auga? Ar patiria spaudimą? Tai lemia jų pasirengimą nuolaidoms
- Nustatykite savo žemutinę ribą: kokia minimali nauda jums būtina? Žinokite, kada pasitraukti
7 derybų taktikos
1. Procentinė, o ne fiksuota nuolaida
Visada derėkitės dėl procentinių nuolaidų, o ne fiksuotų sumų. Fiksuota 0,10 €/kg nuolaida bevertė, jei kitą mėnesį kaina pakyla. 8 % nuolaida auga kartu su kiekvienu kainos kilimu.
2. Mokėjimo terminai kaip svertas
Mokėjimo terminai — tai pinigai. 30 dienų vietoj 7 = 23 papildomos likvidumo dienos. Esant 150 000 € metinėms pirkimo išlaidoms ir vidutiniškai 2 sąskaitoms per savaitę, tai apie 15 000 € papildomo apyvartinio kapitalo, kurio nereikia finansuoti. Tiekėjui tai kainuoja palyginti nedaug, o jums — milžiniška vertė.
3. Kiekių įsipareigojimai
„Jei įsipareigosime pirkti 50 dėžių per mėnesį, kokia bus mūsų kaina?" — kiekių įsipareigojimai suteikia tiekėjams nuspėjamumą. Už tai jie jus apdovanos. Tačiau būkite realistai: įsipareigokite tik dėl kiekių, kuriuos iš tiesų galite nupirkti.
4. Derybos pagal kategorijas
Derėkitės dėl vienos kategorijos vienu metu — mėsa, pieno produktai, vynas — atskiruose pokalbiuose. Sujungę viską iš karto, atskiedžiate efektą. Sutelktos derybos duoda geresnius rezultatus kiekvienoje kategorijoje.
5. Psichologinės derybos: alternatyva ir tyla
Dvi taktikos, kurias sujungiate tose pačiose derybose. Pirmiausia: „Gavome [konkurento] pasiūlymą po X € už vienetą." — tai efektyviausia ir dažniausiai naudojama taktika, bet būkite sąžiningi: jei minite alternatyvą, ji turi iš tiesų egzistuoti, nes tiekėjai turi ilgą atmintį. Tada užduokite klausimą — ir tylėkite. Tyla psichologiškai nejauki; dauguma žmonių ją užpildo nuolaidomis. Jei paklausiate „Ar galite tai padaryti 8 % pigiau?" ir nieko nebesakote, jūsų tiekėjas beveik visada prabils pirmas — ir tai bus priešinis pasiūlymas.
6. Apsvarstykite pirkimo kooperatyvą
Pirkimo kooperatyvas sujungia kelių restoranų perkamąją galią. Bendri maitinimo verslo pirkimai gali duoti 8–15 % santaupų. Skaičiavimas: 150 000 € metinių išlaidų × 10 % santaupų = 15 000 € minus 2 000 € administracinių išlaidų = 13 000 € grynųjų santaupų.
Trūkumai: mažiau lankstumo, minimalūs užsakymai, standartizuoti produktai. Tai geriausiai veikia masinėms prekėms (baziniams ingredientams), o ne jūsų firminiams produktams.
7. Metinė sutartis ar mėnesinė
Metinė sutartis suteikia tiekėjams užtikrintumą — už tai jie atsilygins geresne kaina. Tačiau atsargiai: metinė sutartis įpareigoja ir jus. Naudokite ją baziniams ingredientams, dėl kurių poreikio esate tikri, o ne sezoniniams.
Toje metinių derybų eilėje nepamirškite ir energijos tiekėjų: energijos sutartis yra tokia pati pirkimo eilutė kaip ir bet kuri kita — tik su privalumu, kad tarp tiekėjų nėra kokybės skirtumo, lieka tik kaina ir sąlygos. Kaip šią išlaidą suvaldyti struktūriškai, skaitykite mūsų straipsnyje, kaip sumažinti restorano energijos sąnaudas.
Tiekėjų valdymas po derybų
Derybos — tai pradžia, o ne pabaiga. Po sėkmingo susitarimo:
- Viską dokumentuokite raštu: žodinis susitarimas nėra susitarimas — patvirtinkite el. paštu
- Iš anksto suplanuokite metinį kainų vertinimą: įsirašykite jį į kitų metų kalendorių
- Būkite geras mokėtojas: tiekėjai, kuriems mokama greitai ir patikimai, teikia geresnį aptarnavimą ir yra lankstesni skubiems užsakymams
- Teikite grįžtamąjį ryšį apie kokybę: nuoseklus grįžtamasis ryšys apie kokybę stiprina santykius ir suteikia argumentų kitoms deryboms
- Ne visada rinkitės pigiausią: patikimumas ir kokybė turi vertę — pigus tiekėjas, kuris nuolat nuvilia, kainuoja daugiau nei šiek tiek brangesnis patikimas partneris
Pirkimo kooperatyvai Lietuvoje
Pirkimo kooperatyvai sujungia kelių maitinimo verslo įmonių perkamąją galią. Šakinės organizacijos ir regioninės pirkimo grupės savo nariams siūlo kolektyvinio pirkimo privalumus.
Skaičiavimas:
- Metinis pirkimo biudžetas: 150 000 €
- Vidutinės kooperatyvo santaupos: 10 %
- Bendros santaupos: 15 000 €
- Administracinės išlaidos / narystė: 2 000 €
- Grynosios santaupos: 13 000 €/metus
Tačiau įvertinkite trūkumus: mažiau lankstumo renkantis produktus, minimalūs užsakymai, standartizuoti produktai, ne visada tinkantys jūsų koncepcijai. Kooperatyvai geriausiai veikia masinėms prekėms (baziniams ingredientams, valymo priemonėms, pakuotėms), o ne produktams, kurie jus išskiria iš konkurentų.
Tiesioginiai tiekėjai ar didmenininkai
Strateginis pasirinkimas, kurį turi padaryti kiekvienas restorano savininkas: tiesiogiai iš gamintojo ar per didmenininką?
Tiesioginis tiekėjas (ūkis, vynuogynas):
- 15–25 % pigiau nei pas didmenininką
- Daugiau administravimo, daugiau sąskaitų, minimalūs užsakymai
- Idealu jūsų firminiams ingredientams (restorano mėsa, ypatingas vynas)
Didmenininkas (pvz., „Sanitex", „Promo Cash&Carry"):
- Patogu — viena sąskaita, platus asortimentas, greitas pristatymas
- 15–25 % antkainis virš gamintojo kainos
- Idealu masinėms prekėms ir kasdieniams užsakymams
Hibridinis požiūris: tiesioginiai tiekėjai jūsų 5–10 firminių ingredientų, didmenininkas — viskam, kas masinė prekė. Tai efektyviausia strategija. Derinkite tai su geru pinigų srautų valdymu, kad kompensuotumėte papildomą administravimo naštą.
Geras tiekėjų valdymas — investicija į jūsų maržą. Pradėkite nuo mažiausiai laiko reikalaujančių taktikų — mokėjimo terminų ir derybų pagal kategorijas — ir nuo jų kilkite toliau. 15 000 €, kuriuos sutaupysite efektyviai derėdamiesi, vėliau galėsite investuoti į darbo valandų optimizavimą ar kitas augimo galimybes.